Восстановление кадрового учета — пошаговая инструкция

Статья на тему: "Восстановление кадрового учета — пошаговая инструкция" от профессионалов для людей. Обязательно дочитайте до конца.

Восстановление кадрового учета

Восстановление кадрового учета – это приведение кадровой документации в соответствие с требованиями российского трудового законодательства за прошедшие периоды деятельности организации.

Кадровик – это не тот специалист, который востребован при становлении бизнеса, на этапе стартапа. Первое время кадровые вопросы, как правило, ведет один из учредителей, директор или главбух в меру своего понимания и своей компетенции в вопросах кадрового делопроизводства. И это оправдано! В первые три года закрываются более 70% бизнес-проектов. Это наиболее сложный период для организации, и затраты на профессионального кадрового работника не многим покажутся уместными. Однако, когда бизнес встал на ноги, приходит понимание, что требования государства в области формализации отношений с персоналом серьезны и скидок для молодых компаний трудовое законодательство не предоставляет.

Настает момент, когда задним числом необходимо выполнить все законодательные нормы, которым не предавалось первостепенное значение в первые годы жизни компании.

Время, когда пора обратиться к экспертам, предоставляющим услуги по восстановлению кадрового делопроизводства, пришло!

На пару-тройку недель мы делегируем вам профессионального кадровика, который поможет восстановить и восполнить кадровую документацию, не созданную своевременно или исполненную с ошибками. Постараемся максимально воссоздать полноценную картину взаимодействия с персоналом, привязав разрабатываемые документы к осуществленным ранее бухгалтерским проводкам.

Как правило, оценке объема работ по восстановлению кадрового учета предшествует кадровый аудит. Проведя анализ и выявив количество документов, которые нужно исправить или сформировать заново, мы сможем определить стоимость услуги. В случае, когда проверять нечего, нам необходимо либо ваше штатное расписание, либо перечень с указанием количества сотрудников и наименованием должностей, а также информация о том, за какой период необходимо провести восстановление.

Восстановление кадрового учета, делопроизводства и документации

Шаг 1. Изучаем документы, которые есть у компании с момента ее регистрации. В частности, имеются ли в наличии:

• устав компании;
• решение о назначении генерального директора;
• свидетельство о присвоении ОГРН;
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
• справки об открытых банковских счетах;
• извещение страхователю из ПФР и ФСС.

Устав должен содержать полное и сокращенное фирменное наименование компании, сведения о ее месте нахождения, а также данные о составе и компетенции органов ее управления, о размере уставного капитала, о правах и обязанностях участников, порядке хранения документов и иные сведения. Если в устав вносились существенные изменения, к примеру, о смене генерального директора или о размере уставного капитала, то нужно убедиться, что они зарегистрированы в налоговой инспекции. Проще всего нужную выписку из ЕГРЮЛ, в которой эти изменения уже отражены, запросить в налоговой инспекции сразу после внесения изменений.
Если окажется, что каких-либо документов по списку нет, необходимо их получить или восстановить. Иначе восстановление кадрового делопроизводства не будет закончено.

Шаг 2. После изучения регистрационных данных проверяют наличие и комплектность кадровых документов. Законодательством предусмотрен их обязательный для компаний перечень (таблица).

Перечень обязательных кадровых документов

Восстановление кадрового учета – это комплекс работ, направленных на приведение документации в состояние, которое соответствует требованиям законодательства России

Как показывает практика, восстановление кадровой документации и кадрового учета в целом может потребоваться не только тем работодателям, которые ранее не вели кадровое делопроизводство, но и тем предприятиям, которые пострадали от неопытных действий штатных кадровых инспекторов и специалистов по кадровому учету, работающих по договору подряда.

Порядок в кадровом делопроизводстве – это залог слаженной работы любой компании. Грамотно изложены и юридически правильно оформлены кадровые документы не приведут к расколу компании в трудовых отношениях между подчиненными и должностными лицами. При этом руководитель может не переживать по поводу предстоящих проверок, так как все будет в порядке. Но только профессионалы знают, насколько сложно поддерживать это спокойствие.

Когда может понадобиться восстановление кадровых документов?

  1. Проверяющие органы затребовали кадровые документы (они могут сделать это за любой период в течение того срока, который они должны храниться, обычно, не меньше 5 лет).
  2. Кадровые документы хранятся достаточно долго, некоторые из них 75 лет.
  3. Даже если сотрудники были уволены, но за период их работы найдены нарушения, Вы будете нести за них ответственность.
  4. При неправильном оформлении кадровых документов сотрудники могут пожаловаться в трудовую инспекцию в случае возникновения каких-то конфликтных ситуаций.
  5. Прочие причины, отражающие нестабильность деятельности ИП или Вашей организации в результате нарушения трудового законодательства.

Восстановление кадрового учета организации позволяет:

  • устранить любые допущенные ошибки в кадровых документах и исключить вероятность их допущения в будущем;
  • обеспечить наличие полного пакета необходимых документов в соответствии с трудовым законодательством;
  • защитить интересы перед контролирующими органами;
  • исправить или исключить другие несоответствия требованиям трудового законодательства.

Специалисты нашей компании «АЖУР» обладают всеми необходимыми знаниями, навыками и опытом работы в сфере трудового права и кадрового делопроизводства, чтобы оказать профессиональные услуги.

Восстановление кадрового учета

Персонал — важнейшая составляющая предприятия, ценный ресурс, и его учет должен поддерживаться постоянно. Делопроизводство в сфере труда относится к узкоспециализированным, сложным областям. В кадровом учете обычно задействованы сотрудники отдельного профиля, обладающие комплексом необходимых знаний. Не всегда предприятиям (особенно небольшим, индивидуальным предпринимателям) удается сформировать для этого подразделение. Оформлением документации порой занимаются люди, которые допускают ошибки, неточности, оставляют пробелы в регистрах, не учитывают нюансы и так далее. Если кадровый учет проводится с ошибками, специализированные инспекции (Роструд) и даже прокуратура могут наложить на фирму существенные санкции — от штрафов до административных действий.

Читайте так же:  Декретный отпуск совместителю

Поэтому, обнаружив пробелы в делопроизводстве, или подозревая их наличие, собственник обязан приложить все усилия для скорейшего исправления. К восстановлению кадрового учета нельзя привлекать сотрудников, которые не обладают должным уровнем компетентности. Грамотные, ориентирующиеся в трудовом законодательстве эксперты ждут заказчиков в консалтинговой компании «РосКо». Мы поможем наладить и восстановить документооборот и делопроизводство, сформировать подразделение кадров в соответствии с нормами ТК РФ.

Стоимость по восстановлению кадрового учета определяются индивидуально и зависит от периода, за который планируется провести восстановление учета, количества сотрудников, а также от текущего состояния кадрового учета в компании.

Когда нужно восстановление и ведение кадрового учета?

Реальный режим работы, дни выплаты жалованья,
объемы ненормированной трудовой активности — специфика организации влияет
на уровень сложности восстановления кадрового учета.

На предприятиях, в которых нет подразделения по труду, зачастую используются типовые бланки,
в которых трудно отразить действительную картину дел, что искажает и усложняет задачу.

Восстановление кадрового учета необходимо в ситуации, к которой
могут привести следующие ошибки:

Из-за хаотичного найма и увольнения
сотрудников были допущены погрешности
в начислении зарплат, выходных пособий.

На предприятии досрочно ликвидируются
кадровые документы (по нормам срок
хранения некоторых составляет 75 лет).

Документация не соответствует
требованиям ТК.

В ведении учета были перерывы
и так далее.

Грамотно выстроенная работа с кадрами позволит организации отразить претензии
со стороны сотрудников (например, бывших), прокуратуры, всех контролирующих органов.

Эксперт «РосКо» обеспечит соответствие в нумерации, датах бумаг; приведет в нужный вид должностные
инструкции; наладит порядок отпусков и проведет внутреннюю проверку по запросу владельцев компании.

Как формируется стоимость восстановления кадрового учета?

В компании «РосКо» индивидуализировано подходят к каждому заказчику, в том числе и в вопросах цен.

На размер нашего вознаграждения за услугу восстановления кадрового учета влияет:

Количество периодов для обработки.

Наличие осложнений, например, большого
количества пропущенных отпусков, декретов.

Необходимость проводить
предварительный внутренний аудит.

Объем первичных документальных регистров,
которые нужно восстановить, прочих факторов.

Наша компания поможет полностью «закрыть» участок, обеспечить спокойствие и уверенность собственника.

  • Наличие полного пакета бумаг, требуемых законодательством.
  • Устранение структурных ошибок, вызванных неверной трактовкой или незнанием правовых норм.
  • Защиту интересов заказчика перед контролирующими органами.
  • Исправление несоответствий, закрытие «белых пятен» и оформление отчета.

Установление кадрового учета на предприятии с нуля

Кадровый учет должен вестись на любом предприятии в независимости от формы собственности и количества сотрудников. На ведение кадрового делопроизводства не влияет количество персонала. Ко всем организациям предъявляются одинаковые требования, основанные в первую очередь на Трудовом Кодексе РФ. Поэтому компании, только прошедшие регистрацию, должны хорошо ориентироваться в трудовом праве и квалифицированно вести делопроизводство.

Для чего он нужен

Ни одно, даже самое высоко технологичное предприятие не может обойтись без работников. Следовательно, их передвижение необходимо контролировать. Организация квалифицированного контроля над штатным составом предприятия – одна из основных задач руководителя.

Кадровый учет – это набор процедур, организационных моментов, связанных с мониторингом любых действий персонала предприятия. Такое делопроизводство позволяет четко регламентировать любые взаимоотношения между нанимателем и трудящимися организации.

Любое передвижение трудящихся внутри организации должно быть задокументировано. Штатное делопроизводство обеспечивает правовую регистрацию трудовых взаимоотношений между организацией и ее работниками.

Российское законодательство обязывает вести контроль персонала на каждом предприятии. В зависимости от количества штатных сотрудников в организации может работать один кадровик или целый отдел. Также количество менеджеров по персоналу зависит от специфики работы компании. Предприятия с вредными, опасными условиями труда, требуют более громоздкого учета, следовательно, кадровиков в штате будет больше.

Если не вдавятся в мелкие нюансы, обобщенно кадровый учет решает следующие задачи:

  1. Формирование личных дел, учетных карточек личного состава организации.
  2. Оформление приказов или других необходимых документов представляемых в расчетный отдел для начисления заработной платы, премии, различных бонусов и поощрений.
  3. Контроль над соблюдением рабочего графика, контроль фактически отработанного работником времени с составлением табеля.
  4. Формирование штатного расписания компании.
  5. Заполнение листков нетрудоспособности.
  6. Оформление и предоставление периодической отчетности в налоговые и другие органы.
  7. Составление приказов, связанных с любым перемещением сотрудников: прием на работу, увольнение и другое.
  8. Выдача справок, заявлений по месту требования.
  9. Формирование графика отпусков, контроль над их соблюдением.
  10. Подготовка и участие в аттестации трудящихся.
  11. Ведение кадрового документооборота в соответствии с существующим законодательством.

Каждая организация имеет право наделять сотрудников отдела по работе с персоналом определенными полномочиями. Функциональные обязанности могут отличаться в зависимости от количественного состава и особенностей деятельности компании.

Пошаговая инструкция организации учета с нуля

При организации предприятия перед его ответственными сотрудниками стоит сложная задача – налаживание рабочего процесса, вместе с ним и всего необходимого документооборота.

Это во многом зависит от квалификации персонала. Следовательно, на должность лица, ответственного за кадровый учет, должен назначаться человек хорошо знакомый с российским трудовым законодательством, имеющий опыт подобной работы.

На первоначальном этапе, совместно с руководителем компании нужно определиться со списком необязательной, но необходимой для работы, документации.

Перед составлением плана действий по организации документооборота, менеджер по персоналу или другое ответственное за работу со штатными единицами лицо, должен изучить действующую на данный момент нормативную базу и учредительные документы предприятия. Вся кадровая документация оформляется в соответствии с ними.

Читайте так же:  Изменение штатного расписания

Пошаговая инструкция формирования кадрового учета с нуля имеет следующие этапы:

  1. Прием на работу руководителя. Этот пункт первый, потому что все правила трудового распорядка, контракты, штатное расписание и прочие обязательные документы должны подписываться ответственным лицом, которым является директор или уполномоченный им орган.
  2. Затем необходимо сформировать правила внутреннего распорядка.
  3. На третьем этапе комплектуется штатное расписание.
  4. В соответствии с российским законодательством оформляются образец трудового контракта.
  5. Перед приемом на работу персонала необходимо разработать согласие работника на предоставление персональных данных, а также положение об их защите.
  6. Официальное оформление работников, путем заключения контрактов.
  7. Разработка приказов о материальной ответственности, положений об охране труда и прочей документация.

После принятия в штат всех сотрудников, отдел кадров начинает работать в обычном режиме. Основное правило – любое событие, связанное с рабочими взаимоотношениями оформляется первичной документацией.

[3]

Правила составления, оформления, подписания документов регламентируются внутренними инструкциями предприятия. За все делопроизводство, связанное с личным составом, несет ответственность менеджер по персоналу либо другой сотрудник, на которого возлагаются функции по ведению кадрового документооборота.

Необходимые документы

Для организации штатного контроля необходимо ведение документации по учету персонала. Это совокупность приказов, служебных записок и прочего, фиксирующих все рабочие взаимоотношения внутри компании между администрацией и трудящимися.

Правовой контроль личного состава обеспечивает юридическое оформление и закрепление трудовых взаимоотношений между работодателем и персоналом.

Законодательно не запрещено оформление на предприятии внутренних документов для удобства работы со штатом. Их объем и оформление зависит от специфики работы учреждения.

Существует перечень рекомендованных, но не обязательных для использования документов.

На законодательном уровне требуется обязательное ведение следующих нормативных актов:

К ведению, заполнению и хранению всей кадровой документации необходимо походить ответственно.

За отсутствие обязательных документов или их неправильное ведение предусмотрена административная ответственность. Сумма штрафа для юридических лиц может достигнуть 50 тысяч рублей.

[2]

Восстановление кадрового учета

Не всегда получается вести кадровую документацию надлежащим образом. Причин этому несколько:

  • отсутствие квалифицированного сотрудника по контролю за персоналом;
  • в организации не была сформирована кадровая служба, а сотрудник, которому дали в «нагрузку» кадровое делопроизводство, физически не справился с возложенными обязанностями;
  • руководство компании не уделяло данному отделу должного внимания и тому подобные причины.

Если кадровый учет в запущенном состоянии его можно восстановить. Чем более долгий период не велась нормальная работа, тем тяжелее это будет сделать. Для начала, нужно найти опытного, ответственного работника, хорошо знающего российское трудовое законодательство.

Восстановление проходит следующие этапы:

  1. Тщательное изучение имеющихся документов и сортировка их по подразделениям и хронологии. Анализ стоит начинать с уставной документации с момента открытия компании, затем следует проверить непосредственно кадровую документацию.
  2. Исследуется наличие обязательных для ведения учета документов.
  3. Проверка содержания имеющейся документации. Начинать следует с трудовых книжек. В них обязательно должна быть сделана запись о начале трудовых отношений.
  4. Проводится анализ соответствия содержимого штатного расписания, трудовых договоров и ведомостей по расчету заработной платы. Проводился ли расчет на основании табеля учета рабочего времени.
  5. Изучение правильного заполнения табелей. Есть ли все необходимые служебные записки на работы в праздничные или выходные дни, получено ли согласие от сотрудника, согласованы ли данные действия с профсоюзной организацией.
  6. Проверка графика отпусков и отражения его в табельном учете.
  7. Анализ штатного расписания. Любое изменение в профессиях, надбавках, вакансиях должно отражаться новым штатным расписанием.
  8. Приступаем к изучению наличия трудовых договоров, приказов и прочих документов.
  9. Составляем поэтапный план восстановления документов. Приступаем к восстановлению.

Работник, назначенный на такой сложный участок, должен после изучения состояния документации принять дела. На этом этапе он описывает, какие конкретно документы и в каком состоянии им приняты. Только после этого начинается восстановление.

Начинать следует с восстановления трудовых договоров. Бывает тяжело объяснить сотрудникам необходимость подписания контрактов, приказов «задним числом», еще тяжелее пригласить в компанию уже не работающего сотрудника для дооформления документов.

Хронология событий имеет важное значение в кадровом учете. Можно попробовать заключить трудовой контракт с текущей даты, и указать в нем фактическую дату приемки на работу. Но трудовая инспекция, такой документ не посчитает верно оформленным.

Поэтому во избежание наложения существенных штрафов оформление кадровой документации необходимо заниматься своевременно.

Нужен ли для малых организаций

На любом предприятии, даже имеющем в своем составе всего одного наемного сотрудника необходим контроль за персоналом. В независимости от формы налогообложения, вида деятельности или специфики производства должен присутствовать человек, отвечающий за полноту и правильность оформления учетной документации. Это требование российского трудового законодательства распространяется на индивидуальных предпринимателей (ИП).

То есть, если в штате появляется наемный сотрудник, у индивидуального предпринимателя возникает необходимость в ведении кадрового учета. Если ИП, осуществляет свою деятельность самостоятельно, кадровый учет не нужен.

Видео (кликните для воспроизведения).

Руководитель вправе самостоятельно выбрать способ осуществления контроля:

  • собственными силами. Для этого нанимается специалист соответствующей квалификации;
  • привлечение сторонних организаций, предоставляющих услуги аутсорсинга;
  • использование платных интернет-сервисов.

За ненадлежащую регистрацию штатного состава ИП может понести как административную, так и уголовную ответственность.

Список обязательных для ведения документов одинаков как для индивидуального предпринимателя, так и для юридического лица.

Отличия появляются, когда ИП становиться работодателем впервые. Он обязан зарегистрироваться в территориальных органах:

  • в Пенсионном фонде в течение 30 дней с момента появления первого сотрудника;
  • в фонде социального страхования в течение 10 дней.
Читайте так же:  Переезд в литву вид на новую жизнь

Неисполнение данного требования влечет за собой серьезные штрафные санкции со стороны проверяющих органов.

Программы, помогающие вести кадровый учет

Если в штате всего один наемный работник, кадровый учет не представляет ничего сложного. Законодательство не ограничивает штатную численность трудящихся у индивидуального предпринимателя. Поэтому с расширением бизнеса понадобится автоматизация рабочего процесса.

Предприниматель вправе самостоятельно выбирать специальную программу. В последнее время наибольшее распространение получило программное обеспечение «1С: Зарплата и Кадры». Оно помогает автоматизировать не только кадровое делопроизводство, но и облегчает ведение бухгалтерии.

Кроме данной программы предприниматель может воспользоваться следующими платформами для автоматизации работы с персоналом:

  • Корс-Кадры;
  • Кадры Плюс;
  • Отдел Кадров;
  • Сотрудники предприятия и прочие.

Программ разработано множество. Одни платные, но позволяют использовать смотровые версии для ознакомления, другие совершенно бесплатны, но имеют ряд ограничений. Существуют некоторые программы в «облаке», использование которых, требует ежемесячной оплаты.

Стоит учесть, что ни одна программа не снимает ответственности за правильное оформление и заполнение документов. Программное обеспечение позволяет упростить работу и предоставляет шаблоны большинства необходимых документов.

Кадровый учет имеет большое значение для функционирования любой организации. Он позволяет четко отследить хронологию любых рабочих событий, защитить права, как сотрудников, так и администрации компании. Кадровая служба – это лицо предприятия, по работе, которой судят о деятельности компании в целом.

В данном видео наглядная и подробная инструкция о том, как пошагово организовать кадровый учет в организации.

Организация кадрового делопроизводства: прием–передача дел в кадровой службе

Журнал: Справочник кадровика
Год: 2009
Автор: Андреева Валентина Ивановна
Тема: Документы кадровой службы
Рубрика: Заполняем без ошибок

В предыдущем номере журнала мы рассмотрели варианты организации работодателем кадровой службы. Сегодня остановимся на вопросе, который часто встает как перед работодателем, принимающим на работу нового кадровика, так и перед работником, пришедшим на новое место работы и получающим «в наследство» кадровую документацию. Как передать дела увольняющегося работника, на что следует обратить внимание при приеме дел и как поступать в том случае, если в процессе работы будет обнаружено отсутствие необходимых кадровых документов или они будут неверно заполнены?

Процедура приема–передачи дел не регламентирована законодательством, и перед работодателем довольно часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят на эту должность. Идеальным вариантом был бы прием на работу нового работника (принимающего дела) до увольнения прежнего работника (передающего дела). Однако, как правило, новый работник заменяет «старого» и должен поступить на уже освободившееся место, иначе работодатель нарушит штатно-финансовую дисциплину.

Оформлять с уволенным работником в целях приема–передачи дел договор гражданско-правового характера, например по оказанию услуг по передаче дел, невозможно, поскольку, во-первых, работа должна производиться в рамках рабочего времени, во-вторых, кадровая документация содержит персональные данные работников организации с ограниченным доступом, а также по другим причинам.

Не все работодатели имеют возможность ввести в штатное расписание дополнительную штатную единицу, чтобы обеспечить одновременную работу в течение определенного промежутка времени двух работников по одной должности. Хотя такая рекомендация законна и ей пользуются те работодатели, которые свободно могут вносить изменения в штатное расписание без финансовых последствий.

Чаще всего прием–передача дел осуществляется через «третье лицо». Например, специалист по кадрам перед увольнением передает дела начальнику отдела кадров, а тот, в свою очередь, вводит в курс дела вновь принятого специалиста.

Независимо от выбранного работодателем способа приема–передачи дел в кадровой службе, работник, принятый на работу, может принять дела с соблюдением определенной процедуры и оформлением акта приема–передачи дел или без соблюдения процедур и оформления специальных документов.

В случае когда процесс приема–передачи дел в кадровой службе заканчивается оформлением специального акта (приложение 1), работнику, принимающему дела, рекомендуем не относиться к этой процедуре формально. Для принимаемых по акту документов должны быть установлены:

    комплектность; соответствие их содержания и формы требованиям нормативных актов; соблюдение правил учета и хранения.

Все обнаруженные недостатки должны быть закреплены в акте приема–передачи дел.

Если работник кадровой службы не принимал свой участок работы с соблюдением определенной процедуры, не имел достаточного времени для проверки кадровых документов и не подписывал акт приема–передачи кадровой документации, это не означает, что он не будет нести ответственности при обнаружении в будущем недостающих документов или ошибок, допущенных его предшественником. В этой ситуации принятый на работу работник должен провести аудит кадровой документации и работу по исправлению ошибок своего предшественника.

В случае обнаружения недостатков в ведении кадрового делопроизводства рекомендуем обратиться к работодателю с докладной запиской (приложение 2), в которой будут отражены основные результаты аудита кадровой документации. Должностная записка должна также содержать просьбу о создании специальной комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Комиссия должна быть создана приказом руководителя организации (приложение 3). В приказе следует определить не только состав комиссии, но и цели, и сроки ее деятельности.

Результаты работы комиссии оформляются соответствующим актом (приложение 4). Материалы этого акта должны содержать все сведения об утраченных и не оформленных своевременно документах, а также о документах, подлежащих восстановлению, дополнительному оформлению или исправлению.

Пример оформления акта приема–передачи кадровой документации

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации

Читайте так же:  Сколько зарабатывает ветеринар — зарплата в россии в других странах мира

Пример оформления приказа о создании комиссии по проверке состояния работы с кадровой документацией

Пример оформления акта проверки состояния работы с кадровой документацией

Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2018

Кадровый учет и делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2018 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2014 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики.

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2018 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

  1. Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

  1. Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

  1. Оформление на работу руководителя.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

[1]

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

  1. Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

    • правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
    • кадровая структура организации;
    • штатное расписание;
    • график отпусков;
    • документы, связанные с защитой персональных данных работников.

    В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

      • трудовые контракты;
      • книга по учету движения трудовых книжек;
      • книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
      • табель по учету времени работы;
      • персональные карточки сотрудников;
      • кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
      • должностные инструкции и другие документы;
      • журнал учета проверок контролирующими органами.

      Также могут издаваться следующие документы:

        • коллективный договор;
        • положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.
        1. Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

        При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

        Читайте так же:  Сколько зарабатывает копирайтер в месяц

        Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры».

        1. Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.

        Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

        1. Прием сотрудников на работу.

        Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

        Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

        О сроке хранения кадровых документов вы сможете узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».

        Постановка кадрового учета

        Не зависимо от количества сотрудников, любой компании и индивидуальному предпринимателю необходимо грамотно поставить кадровый учет. Если кадровый учет в Вашей компании производится не правильно, то Вам не избежать споров с работниками и Государственными органами.

        С 2003 года Консалтинговая компания «Консенсус» имеет практический опыт по постановке кадрового учета и приведении ненадлежащего кадрового делопроизводства в соответствии с Российским законодательством. Мы поможем Вам организовать правильную работу отдела кадров.

        Звоните: +7(495) 649-81-05

        СТОИМОСТЬ ПОСТАНОВКИ КАДРОВОГО УЧЕТА

        Мы предлагаем несколько вариантов постановки кадрового учета, для построения налаженной системы работы отдела кадров и подготовки необходимой кадровой документации:

        постановка кадрового учета с нуля, для новых компаний и только открывшихся индивидуальных предпринимателей;
        постановка кадрового учета в действующих компаниях, в которых сложилось кадровое делопроизводство. Обратите внимание, что бывают ситуации при которых кадровый учет в компании ведется ненадлежащим образом, чтобы это проверить необходимо провести кадровый аудит .
        Наименование услуги Количество сотрудников Стоимость (руб.) Доплата за сотрудника сверх договора (руб.)
        Постановка кадрового учета до 5 человек 15 000 1 300
        до 10 человек 20 000 1 100
        до 15 человек 25 000 900

        Для того чтобы более точно определить стоимость работ по постановки кадрового учета, мы предлагаем Вам заполнить следующую форму

        Если Вам необходимо подготовить только кадровую документацию по своим сотрудникам, то перейдите в раздел «разовые кадровые услуги».

        ЧТО ВХОДИТ В УСЛУГУ — ПОСТАНОВКА КАДРОВОГО УЧЕТА

        В стоимость постановки кадрового учета нашими специалистами входит:

        Составление штатного расписания;

        Подготовка стандартных правил внутреннего трудового распорядка;

        Разработка стандартного положения об оплате труда;

        Разработка положения о защите персональных данных;

        Подготовка первичной кадровой документации:

        — Приказ о приеме на работу;
        — Трудовой договор;
        — Заявление на прием сотрудника;
        — Заявление на перечисление заработной платы на счет сотрудника;
        — Личная карточка Т-2;
        — Заполнение трудовой книжки.

        Создание и ведение электронной базы кадровой документации в программе 1С ЗУП (при наличии данного программного обеспечения).
        В качестве приятного подарка мы проведем экспресс аудит кадровых документов Вашей компании через три месяца, после постановки кадрового учета, чтобы проверить насколько корректно ведется Ваш учет.

        АЛГОРИТМ РАБОТЫ ПРИ ПОСТАНОВКЕ КАДРОВОГО УЧЕТА

        1. Подготовка коммерческого предложение, его согласование и последующие заключение договора на постановку кадрового учета в Вашей компании.

        2. Работа нашего специалиста по подготовке необходимого комплекта документов в соответствии с Вашими пожеланиями и спецификой деятельности компании, разработка будущей системы кадрового учета.

        3. Консультирование по вопросам ведения кадрового учета, при заключении дополнительного соглашение на консалтинговую поддержку.

        СРОКИ ПОСТАНОВКИ КАДРОВОГО УЧЕТА

        Сроки постановки кадрового учета напрямую зависят от объемов работ и количества сотрудников, учет которых необходимо произвести.

        В среднем постановка кадрового учета с нуля в компании с количеством 10 сотрудников занимает 3 дня.

        В действующих компаниях, в которых сложился кадровый учет постановка сотрудников занимает более длительное время, так как для начала нашему специалисту необходимо вникнуть в особенности текущего учета кадров.

        ЗАЧЕМ НЕОБХОДИМА ПОСТАНОВКА КАДРОВОГО УЧЕТА ПОД КЛЮЧ

        По статистике только 17% компаний производят надлежащую постановку кадрового учета, остальные же фирмы в течение многих лет ведут кадровое делопроизводство не надлежащим образом. Связано это с тем, что при построении системы кадрового учета с самого начала не соблюдались требования, предъявляемые Трудовым Кодексом.

        Грамотная постановка кадрового учета предполагает не только подготовку кадровой документации по сотрудникам, но и разработку отлаженной, логически выстроенной системы кадрового учета.

        Звоните: +7(495) 649-81-05
        Видео (кликните для воспроизведения).

        Так же мы предлагаем и другие кадровые услуги: подбор персонала, ведение кадровой документации, восстановление кадровых документов, проведение кадрового аудита и аттестации персонала.

        Источники


        1. Ло, Реймонд Фен-Шуй и анализ судьбы; София, 2011. — 224 c.

        2. Виноградов, И.В.; Гладких, А.С.; Крюков, В.Н и др. Судебно-медицинская экспертиза; М.: Юридическая литература, 2012. — 320 c.

        3. Поляков М. П., Федулов А. В. Правоохранительные органы; Юрайт, Юрайт — Москва, 2010. — 176 c.
        Восстановление кадрового учета — пошаговая инструкция
        Оценка 5 проголосовавших: 1

        ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

        Please enter your comment!
        Please enter your name here