Утверждение штатного расписания

Статья на тему: "Утверждение штатного расписания" от профессионалов для людей. Обязательно дочитайте до конца.

Приказ на утверждение штатного расписания

Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.

Содержание и роль штатного расписания

Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.

В документе четко прописываются:

  • структурные подразделения,
  • названия должностей,
  • количество сотрудников,
  • условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.

В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.

На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.

Порядок утверждения штатного расписания

  1. Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
  2. Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
  3. Специальным приказом оно утверждается.

Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.

Можно ли менять штатное расписание

Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например приказ о внесении изменений в штатное расписание. При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.

Кто составляет приказ

Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.

Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.

Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.

Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

  • номер и дату составления,
  • наименование организации,
  • ссылку на основание,
  • суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
  • номер и дату этого расписания,
  • дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

Правила оформления приказа

Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.

При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.

Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре, который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.

Подробно о составлении и оформлении штатного расписания

Создание штатного расписания обусловлено потребностью в структуризации состава и численности предприятия. В нем содержится информация о названии должностей, количестве кадров, подразделениях, заработной плате.

Данный документ обязан присутствовать в каждой организации. В настоящей статье речь пойдет о том, как правильно его оформлять, и какие законодательные требования к нему предъявляются.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Читайте так же:  Бизнес на разведении и продаже раков

Какие правила ведения предъявляются законом?

Прямой необходимости вести эту документацию законодательством не устанавливается, но в статье 15 и статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации указано, что официальная работа на предприятии определяется штатным расписанием, на которое опирается трудовой договор.

Форма утверждается Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г., говорящем о том, что данное предписание распространяется на все предприятия, находящиеся на территории РФ, с любым типом собственности.

К оформлению

Стандартный формат бланка должен быть А4. При этом необходимо иметь 3 экземпляра таких бумаг. После заполнения всех необходимых полей, бумаги подписывает начальник отдела кадров и главный бухгалтер.

[2]

В случае, когда таблица располагается на нескольких листах, то подписи ставятся только на последнем листе. Печать не требуется. Сам документ необходимо пронумеровать и прошить.

К разделам

В форме № Т-3, находится 10 главных пунктов. Исключать их запрещается, но можно добавлять новые. Перечень включает в себя:

  • Структурное подразделение. В него входит наименование подразделения и его код.
  • Должность (специальность, профессия) и квалификация (разряд, класс).
  • Количество штатных единиц.
  • Тарифная ставка (оклад).
  • Надбавки (3 колонки для разных типов надбавок).
  • Итого.
  • Примечание.

Рекомендации по заполнению

В первую очередь, в тексте указываются реквизиты (Название организации, ОКПО, номер документа и дата). Далее вся информация заключаются в таблицу:

  1. В первой графе «Наименование» указываются вакансии в любом порядке, но удобнее всего вести запись от руководителей до рядовых сотрудников.
  2. В нормах — вторая содержит коды, присвоенные структурным подразделениям. Так проще определить к какому департаменту принадлежит каждый отдел или группа.
  3. Графа под номером три включает в себя профессии в иерархическом порядке. Названия рабочих мест должны находиться в соответствии с Общероссийским классификатором рабочих должностей и служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, а также Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих.
  4. В четвертом столбце записывается число штатных единиц. При этом числа используются и дробные, обозначая сотрудников, работающих по совместительству. Отмечаются не только имеющиеся на текущий момент единицы штата, но и открытые вакансии. Это важно, поскольку прием новых работников может производиться только на рабочие места из штатного расписания.
  5. В пятую графу вносится информация о заработной плате кадра по тарифной ставке и тарифной сетке в рублях.

  • государственные (за ученую степень, за работу в районах Крайнего Севера);
  • корпоративные (за знание иностранного языка, за дополнительную нагрузку).

Надбавка может быть установлена как в денежном эквиваленте, так и в процентах или коэффициентах. В идеале, если он будет единый для всех. Но данное требование не обязательное. Иногда может потребоваться увеличить количество столбцов для внесения аналогичных данных. Это действие считается допустимым.

  • Девятый столбец отражает суммарные выплаты основного оклада и всех причитающихся надбавок.
  • Последняя графа заполняется только в двух случаях:
    • Если имеются утвержденные государством надбавки, то помечается: Закон РФ от 19.02.93 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» или Федеральный закон от 29.12.12 № 273-ФЗ «Об образовании в РФ».
    • Если оплата труда сдельная.
  • В конце таблицы находится строка: «Итого». В нее записывается общее количество кадров (сумма строк 4 столбца) и фонд оплаты труда (сумма строк 9 столбца).
  • Какие установлены нормативы?

    Единственным нормативным требованием является ведение документа согласно унифицированной форме № Т-3.

    Где найти инструкцию и что в ней содержится?

    Законодательство не ставит рамок в отношении времени действия документа. Но, как правило, его расписывают на один календарный год. Для того, чтобы упростить этот процесс, создаётся инструкция по делопроизводству. В инструкции содержится следующая информация:

    1. Алгоритмы разработки и изменения расписания.
    2. Перечень правовых и локальных актов, на которые он опирается.
    3. Шаблон распоряжения руководства на утверждение штатного расписания.
    4. Назначение ответственных лиц за его создание.
    5. Список должностных лиц, требуемых для согласования бумаг.
    6. Количество времени, на которое составляется документация.
    • Скачать образец примерной инструкции по делопроизводству
    • Скачать бланк приказа об утверждении штатного расписания
    • Скачать образец приказа об утверждении штатного расписания

    Полезное видео

    Что такое штатное расписание и как его правильно оформлять — подробное видео:

    Заключение

    Штатное расписание — важный документ в любой фирме. Его наличие обязательно, но жестких требований по оформлению и содержанию законодательством не предусматривается. При проверках, трудовые и налоговые инспекции могут его запрашивать а, в случае отсутствия, оштрафовать предприятие.

    Кроме того, бумаги могут стать доказательством правомерности поведения работодателя при увольнениях и сокращениях, если дело дойдет до суда. Поэтому грамотный подход к ведению документации принесет компании только пользу.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    Это быстро и бесплатно !

    Приказ об изменении штатного расписания

    Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.

    Форма Т-3 для штатного расписания

    Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.

    Читайте так же:  Основания, на которых можно оставить ребенка жить с отцом

    Утверждение штатного расписания

    Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

    Внесение изменений в штатное расписание

    Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений. Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.

    Правки вносятся в следующих случаях:

    • при введении новой должности или нового структурного подразделения;
    • при изменении их наименования;
    • при изменении оклада или тарифной ставки;
    • при ликвидации вакантных позиций и отделов;
    • при сокращении штата или численности.

    Введение новых штатных единиц

    Когда нужно принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, издается приказ о вводе новых единиц. Он должен содержать информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, оклад или тарифная ставка.

    Изменение названия должности или подразделения

    Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника. Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.

    Коррекция размера окладов или тарифных ставок

    Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.

    Вывод вакантных должностей и подразделений

    Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, могут быть ликвидированы по решению работодателя.

    Важный момент! Если планируется сокращение штата, то вывести из ШР вакантные должности лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.

    Сокращение штата

    Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее. Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации. О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив. Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.

    Энциклопедия решений. Утверждение штатного расписания и внесение в него изменений

    Утверждение штатного расписания и внесение в него изменений

    Штатное расписание, как любой локальный нормативный акт, утверждается работодателем. Как следует из ст. 20 ТК РФ, индивидуальные предприниматели это делают сами, а органы (лица), уполномоченные на утверждение штатного расписания от имени организаций, определяются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица и локальными нормативными актами.

    Так, например, утверждение штатного расписания ООО уставом общества может быть отнесено к компетенции общего собрания участников, единоличного исполнительного органа, совета директоров (наблюдательного совета) либо коллегиального исполнительного органа общества (ст. 32, 33, 40 и 41 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Структуру и штаты ГУПа (МУПа) утверждает руководитель унитарного предприятия (ст. 21 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»).

    Штатное расписание автономного учреждения утверждает его руководитель (ст. 13 Федерального закона от 03.11.2006 N 174-ФЗ «Об автономных учреждениях»).

    В федеральных бюджетных, автономных и казенных учреждениях, которые устанавливают систему оплаты труда своих работников в соответствии с Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 05.08.2008 N 583, согласно п. 10 этого Положения штатное расписание утверждается руководителями этих учреждений.

    Федеральные органы исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, на основании п. 8 постановления Правительства РФ от 05.08.2008 N 583 устанавливают специальный порядок утверждения штатных расписаний подведомственных учреждений (см., например, Порядок утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС России и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС России, утвержденный приказом МЧС России от 24.09.2008 N 563).

    Для организаций госсектора нормативными правовыми актами органов, осуществляющих полномочия учредителей, может быть предусмотрена процедура согласования штатного расписания с соответствующим органом перед его утверждением руководителем учреждения (см., например, приказ Министерства труда и социального развития Омской области от 12.07.2013 N 92-п, постановление Администрации города Белогорска Амурской области от 16.01.2015 N 18).

    Необходимость согласования штатного расписания с учредителем либо с конкретным органом управления юридического лица может быть предусмотрена уставом организации.

    Изменения в штатное расписание могут быть внесены путем издания акта, перечисляющего такие изменения. Этот способ обычно используется для незначительных правок. Для серьезной корректировки удобнее принять новое штатное расписание. Процедура внесения изменений в штатное расписание в общем случае аналогична порядку его утверждения. Нормативные акты, регламентирующие порядок согласования и утверждения штатных расписаний подведомственных учреждений, могут содержать специальные нормы по процедуре внесения изменений в этот документ (см., например, постановление мэрии города Элисты Республики Калмыкия от 29.12.2012 N 2893, постановление Администрации г. Вологды от 08.08.2014 N 5693).

    Читайте так же:  Трудовая миграция в россии

    Законодательством не предусмотрена обязанность работодателя учитывать мнение профсоюза или иного представительного органа работников при утверждении штатного расписания и при внесении в него изменений. Такая необходимость возникает только в случае, если это предусмотрено коллективным договором или соглашением (часть вторая ст. 8 ТК РФ) (определение Белгородского областного суда от 28.03.2017 N 33-1386/2017, определение Тверского областного суда от 06.09.2016 N 33-3615/2016, определение Свердловского областного суда от 16.12.2014 N 33-16961/2014).

    Если штатное расписание воспроизводит элементы системы оплаты труда, установленной другим локальным нормативным актом, коллективным договором или соглашением, обязанность учитывать мнение представительного органа от этого не появляется. Когда же штатное расписание является первоисточником норм, определяющих размер заработной платы работников, то есть устанавливает систему оплаты труда, то его принятие и изменение в указанной части требует учета мнения представительного органа в силу части четвертой ст. 135 ТК РФ.

    Образец приказа о штатном расписании 2019 года

    Зачем нужен приказ по штатному расписанию

    Штатное расписание (или «штатка») составляется с момента создания организации и может изменяться исходя из потребностей или финансовых возможностей работодателя. Применяется оно для оформления структуры, кадрового состава и численности, содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, и информацию о количестве сотрудников. Чтобы документ имел юридическую силу, дополнительно нужно издать образец приказа о штатном расписании 2019 года. Все правила и указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

    «Штатка», являясь одним из основных документов работодателя, включает сведения о структуре, количестве работников, фонде зарплаты. Необходимость изменения любого из этих элементов будет связана с разработкой и изданием обновленного штатного, которое должно быть утверждено приказом.

    Когда составляют приказ на утверждение

    Это отправная точка, позволяющая использовать штатное расписание в учреждении. Документ необходимо разрабатывать в тех организациях, где применяется труд наемных работников. ТК РФ (ст. 57) устанавливает, что в трудовом договоре отражаются и трудовая функция в соответствии со штатным расписанием, и размер дохода, соответствующий определенному в «штатке».

    Приказ об утверждении требуется в процессе осуществления планирования, так как сведения из него применяются при формировании бюджета по зарплате. Этим же документом поясняют расходы на оплату за работу в целях обложения налогами.

    Как составить

    Образец приказа об утверждении нового штатного расписания оформляется на стандартном бланке предприятия. В нем указывается:

    • количество работников;
    • фонд оплаты труда;
    • дата, с которой расписание вводится в действие.

    Документ составляется ответственным работником, на которого возложена такая функция (руководитель, начальник отдела кадров, бухгалтер). Предварительно необходимо определить общую структуру организации, чтобы правильно распределить людские и материальные ресурсы. В документ не вносятся фамилии работников, иные данные (адрес, телефон и т. д.), так как главная цель документа — определить структуру, штатную численность и размер заработной платы. Приказ подписывает руководитель или иное уполномоченное им лицо.

    Уставом может быть определен и другой порядок, например, на правлении организации или заседании совета директоров. В этом случае дополнительно вносятся реквизиты соответствующего документа (протокола). А вот на сайте организации штатное расписание, как правило, не размещается и через почтовые ресурсы (mail, др.) не рассылается.

    Образец распоряжения об утверждении штатного расписания

    Постановлением Госкомстата утверждена унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров. Можно использовать ее как образец приказа о введении штатного расписания.

    Форма не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно. В этом случае можно взять за основу такой образец.

    Когда составляют приказ на изменение штатного расписания

    Такое распоряжение издается, когда нужно закрепить нововведения:

    • исключить вакансии или структурные подразделения из-за организационных перемен в деятельности учреждения;
    • ввести новые вакантные единицы в случае расширения производств или увеличения числа услуг;
    • сократить единицы;
    • поменять оклады;
    • изменить названия должностей или целых подразделений.

    Оформить подобные изменения можно:

    • разработав приказ по изменениям;
    • утвердив новое штатное расписание.

    Руководитель предприятия сам решает, какой способ выбрать.

    [1]

    Как составить распоряжение об изменении штатного расписания

    Единый формат документа не утвержден. Работодатель имеет право использовать самостоятельно разработанную форму. В проект приказ следует включить:

    • дату введения изменений;
    • названия новых подразделений или должностей;
    • новое количество штатных единиц;
    • размер оклада, доплаты и надбавки.

    Изменения можно вводить:

    • с даты издания приказа;
    • с даты, обозначенной в приказе для введения в действие изменений.

    Это значит, что изменения могут быть введены позже: к примеру, дата издания приказа — 10.06.2019, а изменения — с 01.07.2019.

    Приказ подписывает руководитель.

    Образец распоряжения об изменении штатного расписания

    Что делать после подписания

    У работодателя нет обязанности знакомить работников с самим штатным расписанием или с приказом о его утверждении, поскольку оно не является локальным нормативным актом, связанным с трудовой деятельностью. Исключение составляют случаи, когда такая обязанность предусмотрена коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом (Письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

    Как часто требуется утверждать новое расписание

    Закон не требует ежегодно издавать приказ об утверждении. Но если в течение года в документ вносились изменения в виде дополнений, то в начале календарного года вводится новый вариант «штатки» — так удобнее в работе. Для бюджетных и некоммерческих организаций период, на который он утверждается, может быть определен собственником имущества и зависеть от выделенного бюджета.

    Читайте так же:  Евросоюз ужесточает требования к новостным агрегаторам

    При введении нового варианта старый выводится из употребления. Требуется ли его хранить? Обязательно! В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Прик. Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) по месту разработки и утверждения, имеют постоянный срок хранения.

    Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)

    Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

    С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

    Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

    Напомним, штатное расписание — бланк унифицированной формы Т-3 — и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

    Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

    Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

    Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

    Штатное расписание содержит:

    • перечень структурных подразделений;
    • наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
    • сведения о количестве штатных единиц;
    • информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

    Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

    О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

    Как правильно составить штатное расписание

    Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

    О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

    При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

    Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

    Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

    Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

    В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

    • на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
    • Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
    • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
    • единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
    • профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

    Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

    Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

    Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

    При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

    [3]

    На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

    Читайте так же:  В россии подорожало вторичное жильё

    Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

    Как заполнить штатное расписание: образец и пример

    Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

    В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

    Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении. графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

    Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

    Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

    Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

    В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

    1) издание приказа о соответствующем изменении;

    2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

    При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

    Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

    Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».

    Источники


    1. Пчелинцева, Л.М. Семейное право России; Норма, 2011. — 704 c.

    2. Горский, Г. Ф. Судебная этика / Г.Ф. Горский, Л.Д. Кокорев, Д.П. Котов. — М.: Издательство Воронежского Университета, 2015. — 272 c.

    3. Абдулаев, М. И. Теория государства и права / М.И. Абдулаев. — М.: Санкт-Петербург, Издательский дом «Право», 2010. — 468 c.
    Утверждение штатного расписания
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here