Приказ о хранении документов в организации

Статья на тему: "Приказ о хранении документов в организации" от профессионалов для людей. Обязательно дочитайте до конца.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк этой бумаги прикреплен.

В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр.

Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя.

Совмещение и доплата

Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением.

Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки (относится к категории документов по личному составу).

В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу). Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.

[2]

Смена работника

Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений. Например, существующий специалист увольняется, идет на повышение и т.д. И на его место приходит другой человек. Новичка следует ввести в курс дела о его обязанностях, издать документ о корректировке приказа, заручиться подписью «свежего» работника. Так приказ будет иметь юридическую силу.

Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.

Составные части приказа

Документ не имеет унифицированной формы, но в нем в обязательном порядке должны упоминаться:

  • Наименование организации, реквизиты.
  • Дата подписания.
  • Город.
  • С какой целью издается приказ. Подразумевается свободная формулировка. В образце она звучит как «оптимизация делопроизводства». Это словосочетание является самым распространенным и логичным в этой ситуации.
  • С какого числа сотрудник приступает к выполнению этих обязанностей. Подразумевается, что это дополнительные обязанности и нагрузка на назначенного работника увеличивается.

  • Какие именно обязанности возлагаются.
  • Кто будет исполнять эти обязанности при временном отсутствии назначенного. Если такового работника нет, то просто пишут о том, что руководитель при этом подпишет соответствующее указание.
  • В случае если за обязанности полагается доплата, руководитель ссылается на внутренний трудовой распорядок организации. Указывать сумму в тексте нежелательно.
  • За кем остается контроль за выполнением пунктов документа.

Завершают бумагу подписи назначенного, руководителя организации. А также нужны «автографы» всех упоминающихся в приказе о назначении ответственного за делопроизводство лиц.

Перечисление обязанностей

Самый лучший вариант, когда в организации имеется должностная инструкция на данную должность. В приказе достаточно дать ссылку на эту бумагу, а в самой инструкции – прописать все обязанности, которые берет на себя назначаемый работник. Но если таковой нет, то можно перечислить эти обязанности непосредственно в приказе (благо он подразумевает свободную форму изложения).

К сведению! Еще один вариант перечислить обязанности работника – это принять инструкцию по делопроизводству, в которой прописан функционал работника.

Варианты использования

В крупных организациях также существует отдельный приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство. Это связано с тем, что штат там больше, следовательно, и объем заполняемой документации по личному составу. Каждая организация вправе самостоятельно определяться с наименованием и количеством должностей. Также следует учитывать, что назначение ответственного за делопроизводство будет актуально в организациях с несколькими филиалами. Ошибочно полагать, что при наличии секретариата в головной организации структурным подразделениям нет необходимости беспокоиться о ведении разного рода бумаг.

Для того чтобы на юридическом уровне закрепить в обязанностях руководителя конкретного подразделения ответственность за ведение разного рода документов, и существует приказ о назначении ответственного за делопроизводство, образец которого доступен для скачивания вверху страницы.

Юридические аспекты

За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.

В 2016 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ. В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо». Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.

Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.

Приказ о порядке хранения технической документации электрохозяйства

Каждая компания ведет свой документооборот. Часть бумаг имеет низкое значение, но другая часть документов отличается принципиальной важностью. Особенно касается это бумаг, связанных с безопасностью производства. Эти документы требуется правильно хранить. Порядок хранения задается распоряжением руководителя.

Что входит в перечень технической документации электрохозяйства?

Основные виды техдокументов в сфере электрохозяйства:

  • Распоряжение о назначении сотрудника, ответственного за электрохозяйство.
  • Распоряжение о создании комиссии по проверке знаний по электробезопасности.
  • Программа обучения электротехнических специалистов.
  • Распоряжение о порядке предоставления доступа к электроустановке.
  • Журнал учета деятельности по нарядам.
  • Генплан с электрическими коммуникациями.
  • Техпаспорт на оборудование.
  • Эксплуатационные и должностные инструкции.
  • План реконструкций и обслуживания электроустановок.
  • Перечень сотрудников, которые могут выдавать снаряд.
  • Перечень сотрудников, которые могут осматривать электроустановки.
  • Журнал проверки изделий для защиты.

Часть этих документов непосредственно связана с обеспечением безопасности. Поэтому к хранению особо ценных бумаг предъявляются специальные требования.

Для чего нужен приказ о хранении техдокументации?

Необходимость в создании распоряжения обусловлена следующими его функциями:

  • Обеспечение хранения на протяжении всего срока, в течение которого документы должны находиться в целостности.
  • Обеспечение пригодности документации для неоднократного снятия с нее копий.
  • Отслеживание комплектности бумаг, правильности их заполнения.
  • Регистрация документов, присвоение им инвентарных номеров.
  • Обеспечение быстрого поиска нужного документа, простого доступа к нему.
Читайте так же:  Аттестация по промышленной безопасности

Приказ задает определенный алгоритм действий сотрудников, что исключает путаницу и помогает систематизировать документооборот.

Образец приказа

О порядке хранения техдокументации

В целях выполнения норм пункта 1.8.1 «Правил эксплуатации электроустановок»

1. Обеспечить доступ представителей электротехнической службы к техдокументации.
2. Хранить документы на электроустановки на протяжении всего периода их эксплуатации.
3. Бумаги, которые не задействованы техническим персоналом, отправлять в архив.
4. Документы подготавливать к снятию копий. На них не должно быть протертых мест, склеек, разрывов.
5. Документы, принимаемые на хранения, регистрировать.
6. Выдача исполнительной документации осуществлять только на основании распоряжения руководителя.
7. Контроль над исполнением приказа оставляю за собой.

Руководитель ООО «Квадрат» (подпись) Петров Д.А.

Приказ о хранении документов в организации образец

Приказ о хранении документов в организации образец

На каждом предприятии служба управления персоналом должна иметь определенные нормативные и организационные документы необходимые для нормального функционирования данной организации – локальные нормативные акты, которые в первую очередь требуют проверяющие органы (Прокуратура или Гострудинспекция).

депозитарное хранение документов – хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;

Приказ о хранении документов в организации образец

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Онизатрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразим и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Приказ о хранении документов

К основным задачам, которые призвана решать система делопроизводства предприятия, относится не только документирование всех производственных и организационных процессов и учет входящей, исходящей и внутренней документации, но и организация ее оперативного и архивного хранения. При этом необходимость в хранении документов объясняется не только нуждами производства и желанием работодателя обеспечить подтверждение легитимности своей хозяйственной деятельности, но и положениями законодательства.

Документы предприятий-источников комплектования государственных и муниципальных архивов, не включенные в Архивный фонд РФ, а также та документация, которая аккумулируется на предприятиях, не являющихся такими источниками, остается в этих компаниях. Они самостоятельно должны организовать хранение документов и обеспечить их сохранность в соответствии с установленными сроками хранения.

Приказ о хранении документов в организации образец

Таким образом, руководитель вправе утвердить новые формы отдельным приказом. Причем не запрещено составлять такие локальные акты и в течение года по мере возникновения необходимости в новых формах первичных документов. Например, организация начала осуществлять новый вид деятельности, о котором на момент разработки и утверждения форм «первички» еще не было известно.

3. В приказе безопаснее закрепить четкий перечень первичных документов, которые разрабатывает организация. При разработке собственных форм первичной документации компания может упростить задачу и взять за основу унифицированные документы. Из них организация вправе убрать ненужные ей реквизиты, оставив только обязательные (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Приказ о закреплении транспортного средства за водителем

В качестве обоснования выступает реальная причина для создания документа, которая указывается после слов «В связи с…». Основание – это прямая ссылка на какой-либо конкретный внутренний документ предприятия (служебную или докладную записку, нормативный акт) или статью и пункт закона (дается в виде номера и даты выпуска).

Формирование приказа можно поручить любому работнику предприятия, знающему правила создания распорядительной документов, а также знакомому с законодательством РФ (гражданским и трудовым). Чаще всего эту функцию исполняет начальник структурного подразделения, юрисконсульт, секретарь или специалист кадрового отдела.

Приказ о хранении документов в организации образец

Например, в организации рабочий день начинается в 8-30 и длится до 17-30. В него включен полуторачасовой перерыв с 12 до 13-30 Это указано в соответствующем пункте ПВТР. Однако, сисадмин Иванов работает с 10 до 20 часов и обед у него с 3 до 5 часов дня. Это оговорено заранее и записано в его договоре с работодателем. Он не обязан соблюдать этот пункт распорядка и приходить к 8-00.

Реформа может затронуть как всю организацию в целом, так и отдельные подразделения или даже работников. Но необходимо правильное оформление такого изменения. К тому же, вводимые перемены не должны приводить к ухудшению условий труда и положения работников.

Составление акта на уничтожение бухгалтерских документов

Шапка Включает название и реквизиты организации, ФИО руководителя. Основная часть Она состоит из наименования документа. Ниже находится основной текст. В нем оговаривается состав комиссии экспертов, и приводятся сведения по мероприятию. Здесь же дается перечень бумаг под уничтожение в форме таблицы или перечисления. Заключительная Содержит дату, подписи и ФИО ответственных исполнителей.

Документы в электронном виде также подлежат хранению. Средства воспроизведения и электронные носители данных и проверяющие верность ЭЦП следует хранить 5 лет. Срок отсчитывают от года, следующего за годом их последнего использования для формирования отчетов.

Безопасность организации

  1. План основных мероприятий на год, согласованный с органами РСЧС.
  2. План действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.
  3. План гражданской обороны.
  4. Планы служб ГО (если создаются службы ГО).
  5. План эвакуации и рассредоточения в военное время и приложения к нему (если объект продолжает работу в военное время).
  6. План эвакуации в ЧС природного и техногенного характера и приложения к нему.
  7. Планирующие документы текущей работы КЧС и ОПБ и структурного подразделения (отдела, сектора) по делам ГО и ЧС (планы работ, протоколы заседания и т.д.).
  8. План работы комиссии по ПУФ с планом-графиком наращивания мероприятий по ПУФ при угрозе и возникновении ЧС мирного и военного времени.
  1. Приказ об организации гражданской обороны и назначении должностных лиц ГО с приложениями:
    1. Положение о структурном подразделении по делам ГОЧС.
    2. Положение о службах ГО.
    3. Состав, оснащенность нештатных аварийно-спасательных формирований и нештатных формирований ГО (если создаются НАСФ и НФГО).
  2. Приказы (в том числе формализованные) на выполнение первоочередных мероприятий ГО первой и второй групп, о введении общей готовности ГО, на проведение эвакуации в ЧС природного и техногенного характера и в военное время.
  3. Приказ о создании объектового звена РСЧС с приложениями:
    1. Положение об объектовом звене РСЧС.
    2. Положение о КЧС и ОПБ.
  4. Приказ об итогах обучения сотрудников предприятия в минувшем году и задачах обучения на следующий год с приложениями:
    1. Тематика учений и тренировок на год.
    2. Перечень учебных групп и руководителей занятий на год.
    3. План подготовки руководящего и командно-начальствующего состава.
    4. Расписание занятий по ГО и ЧС с персоналом.
  5. Проект приказа на ликвидацию последствий ЧС природного и техногенного характера.
  6. Приказ (распоряжение) о составе эвакуационной комиссии с приложениями:
    1. Положение об эвакуационной комиссии.
    2. Состав эвакуационной комиссии.
  7. Приказ (распоряжение) о комиссии по ПУФ с приложениями:
    1. Положение о комиссии по ПУФ.
    2. Состав комиссии по ПУФ.
  8. Приказ о назначении ответственных за содержание защитных сооружений ГО.
  9. Рабочие документы:
    1. Документация защитных сооружений (ЗС), (при наличии ЗС ГО).
    2. Документация НАСФ и НФГО (при создании НАСФ и НФГО).
    3. Расчет материально-технического обеспечения мероприятий ГОЧС.
    4. Документация по учету средств индивидуальной защиты.
    5. Журналы учета занятий по ГОЧС с работниками организации.
    6. Удостоверения о прохождении обучения по ГОЧС должностных лиц организации.
Читайте так же:  Может ли директор работать по совместительству

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

106. Уничтожение средств защиты документов (в том числе емкостей из-под специальных чернил и штемпельной краски, испорченные штемпельные подушки, заправленные специальными штемпельными красками, перьевые авторучки, заправленные специальными чернилами) производится с составлением акта о выделении к уничтожению средств защиты документов по форме согласно приложению 20 к настоящим Типовым правилам и проставлением отметок в соответствующих журналах учета и выдачи.

176. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

Приказы по основной деятельности — это какие приказы

Существует практика деления данных документов на подгруппы по тематике. Однако это удобно далеко не всегда, т. к. регистрационные номера приказам по основной деятельности обычно присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года. Как правило, к порядковому номеру такого приказа не добавляются буквенные индексы, но в зависимости от устоявшегося в конкретной организации документооборота возможен и такой вариант (см. также статью «Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве»).

Можно обозначить основной критерий отнесения распорядительного документа именно к рассматриваемой группе приказов: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т. д.).

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году

  1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
  2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
  3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
  4. Оценка документации, имеющей:
    • политическую;
    • хозяйственную;
    • научную;
    • культурную и пр. ценность

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Каков срок хранения кадровых документов в организации

Срок хранения кадровых документов установлен законодательно: одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно. О нюансах определения срока хранения кадровых документов вы узнаете из данной статьи.

Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения

Хранение кадровых документов — обязанность всех работодателей. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и компании, и ИП, и государственные органы.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых работодателем бумаг. Если у него работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микроработодателям, у которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.

[3]

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные у работодателя бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями его с работником.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).

С 13.03.2016 до 50 лет сокращен срок хранения некоторых документов по личному составу. Подробнее об этом – в материале «Сокращен срок хранения ”свежих” документов по личному составу».

Трудовой договор и список сотрудников, занятых на вредном производстве

На первый взгляд трудно уловить общее в этих 2 документах. Трудовой договор представляет собой письменное соглашение между работником и работодателем, в котором определены основные обязанности и права сторон договора, указан режим труда и отдыха, обозначены условия оплаты, а также иные необходимые условия. Он оформляется индивидуально с каждым принятым на работу сотрудником и содержит подписи работника и директора.

Ознакомиться с образцом трудового договора и скачать его бланк можно в статье «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».

Список работников, трудящихся на вредном производстве, оформляется в виде перечня и подписей сотрудников не содержит. Но с каждым указанным в списке работником в его трудовом договоре должна согласовываться, к примеру, такая важная особенность оплаты труда, как компенсация за тяжелую работу и работу во вредных и (или) опасных условиях труда (с описанием особенностей условий труда на рабочем месте).

Читайте так же:  Стратегия диверсификации это снижение рисков и повышение гибкости компании

ВАЖНО! Если работник фирмы трудится в тяжелых, опасных или вредных условиях (при наличии соответствующего стажа), пенсия ему назначается в соответствии с подп. 1–10, 12 п. 1 ст. 30 закона № 400-ФЗ.

Однако указанные документы имеют важный объединяющий признак — срок их хранения составляет 75 лет.

ВАЖНО! Срок хранения кадровых документов в организации определяется на основе Перечня типовых архивных документов, утвержденного приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.

О сроках хранения иных документов, образующихся в деятельности юрлица, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Сроки хранения кадровых документов на примере

Про периоды, в течение которых кадровая документация должна сохраняться, расскажем на конкретном примере.

Бухгалтеру ООО «Премьера» Савиной Н. П. при приеме на работу сообщили, что помимо прямых обязанностей, связанных с бухгалтерским учетом и отчетностью, ей придется вести и кадровый учет. По мнению руководства, кадровый документооборот в компании незначительный и времени на этот участок работы потребуется немного, так как штат фирмы составляет 18 человек.

Согласившись с такими дополнительными обязанностями, Савина Н. П. приступила к своим обязанностям. Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время. Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались. Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов. Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст. Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации.

Работы по разборке кадровой документации Савина Н. П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 558. О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе.

Таблица сроков хранения

Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека. Результаты ее работы представлены в таблице.

Информация из Перечня, утвержденного приказом № 558

Сроки хранения кадровых и сопутствующих документов

Сроки хранения кадровых и сопутствующих им документов, которыми обычно занимается кадровая служба, Вы найдете в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.

Ниже приводим извлечение из этого документа.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 8 сентября 2010 г. N 18380

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 25 августа 2010 г. N 558

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ «ПЕРЕЧНЯ
ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ
В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ
МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ
СРОКОВ ХРАНЕНИЯ»

Врио Министра
А.Е.БУСЫГИН

Согласовано
Решением Центральной
экспертно-проверочной
комиссии при Росархиве
от 15 сентября 2009 г.

ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее в тексте — Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте — организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3. Перечень состоит из 12 разделов:

— раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

— разделы 2 — 4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

Видео (кликните для воспроизведения).

— раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

— раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

— раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

— раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

— раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

— раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

— раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

— раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

1.4. Перечень имеет 4 графы.

В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.

В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

Читайте так же:  Расторжение брака с иностранным гражданином

1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Руководство

1.3. Контроль

1.5 Документальное обеспечение управлением

Какой срок хранения документов в архиве организации?

Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения. Подробнее в этом разберемся в данной статье.

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Срок хранения, лет (минимальный)

Документы по личному составу:

  • созданные до 2003 года
  • созданные с 01.01.2003

Эти сроки, в частности, касаются:

  • личных дел работников;
  • приказов по личному составу;
  • трудовых договоров и др.

Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).

Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)

Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)

Акты о профзаболеваниях, материалы расследований

Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)

Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ

Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания

Бухгалтерия и налоги

Постоянно (пока фирма существует)

Отчетность в ФСС:

Видео (кликните для воспроизведения).

Постоянно (пока фирма существует)

  • квартальная

Отчетность в ПФР:

  • сведения персучета

Сведения о доходах физлиц

Налоговые декларации и регистры

Учетная политика, включая приложения к ней

Бухгалтерская первичка и регистры

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

  1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
  2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 4 года с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2021.
  3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 4 года с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2021.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Типы приказов и сроки хранения

Существует три типа приказов: по основной деятельности, по кадрам и по личному составу. Ну по основной деятельности понятно. А какие приказы входят в 1) по кадрам 2) по личному составу. С перчислением. Понятно, что они деляться по срокам хранения, но я этих сроков не могу найти нигде (в интернете). Спасибо.

[1]

По официальной классификации приказов существует две разновидности – по основной деятельности и по личному составу. Приказы по личному составу по срокам хранения разделяются на длительное хранение (75 лет) и кратковременное хранение (5 лет). К первой категории относятся приказы о приеме, увольнении, переводах, поощрениях, изменении анкетных данных (например, фамилии). Ко второй категории относятся приказы о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Такое разделение закреплено в нормативном документе, устанавливающем сроки хранения документов (Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000. 107 с. Признан не нуждающимся в государственной регистрации (письмо Минюста России от 07.02.2002 N 07/1110-ЮД).

Порядок учета и хранения распорядительных документов по кадрам

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 1

Порядок учета и хранения распорядительных документов по кадрам

В любой организации, имеющей достаточно большой штат сотрудников, практически каждый день происходят события, требующие надлежащего документального оформления. Одни сотрудники убывают в командировку, другие в отпуск, кто-то остается их временно замещать, кто-то увольняется, а на освободившиеся вакансии принимаются новые сотрудники и т.д. Во всех подобных случаях требуется решение руководства организации, оформленное в виде определенного распорядительного документа, которое в последующем подлежит строгому учету и хранению.

В зависимости от системы управления организацией распорядительные документы подразделяются на: приказы, распоряжения или решения. Если во главе организации стоит коллегиальный орган, то распорядительные документы, принятые им, — это решения или постановления, принятые единолично руководителем этого органа, — распоряжения. Если в организации единоначальное управление, то распорядительными документами будут являться приказы (далее по тексту — приказ).

Поскольку последствия принимаемых кадровых решений различны для организации и для ее сотрудников, то различна и ценность распорядительных документов, в которых они фиксируются. Многие кадровые приказы унифицированы и включены в альбомы унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, например: об отпусках, о командировках, о премировании. Это связано в первую очередь с их финансовой значимостью.

Те приказы, которые не включены в альбом унифицированных форм, например об учебных и дополнительных отпусках, о дежурствах и отгулах и др., составляются по общим правилам оформления организационно-распорядительных документов.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Федеральной архивной службы (Росархивом) от 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003), эти приказы должны храниться во всех организациях, независимо от формы собственности, но срок их обязательного хранения ограничен пятью годами (п. «б» ст. 6). Копии этих приказов (распоряжений) в бухгалтерии и подразделениях хранятся такой же срок (ст. 150) или до минования надобности (п. «а» ст. 6).

Читайте так же:  Как прописаться на даче

В соответствии со сроками хранения определяются система регистрации и система хранения таких документов. Их регистрация может осуществляться по усмотрению самой организации как в общем массиве, так и отдельно по группам, например: отпуска, командировки, дежурства и отгулы, поощрения и т.д. Так же могут формулироваться и заголовки дел в номенклатуре дел кадровой службы, например: «Приказы по отпускам» и т.д.

Словарь кадрового делопроизводства. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный индекс документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Выбор системы регистрации и хранения этих приказов определяется их количеством в течение года. Чем больше количество документов, тем целесообразней выделение самостоятельных регистрационных баз данных и дел. Сама регистрация может вестись в любой форме по выбору организации, ограничений здесь нет. Это могут быть журналы, картотеки, компьютерные базы данных. Но при этом следует иметь в виду, что многие контролирующие органы и суды в случае трудового спора традиционно отдают предпочтение журнальной форме регистрации.

Структура регистрационного индекса — это порядковая нумерация по возрастанию (валовая) в течение делопроизводственного года с добавлением, как правило, расшифровывающего буквенного индекса, например: «л/с» — личный состав, «о» — отпуска, «п» — поощрения, командировки — «км» и т.д.

Дела с такими приказами могут быть переходящими, то есть их формирование может осуществляться несколько лет (принято не более 5 лет), так как при небольшом количестве листов в деле нецелесообразно каждый год заводить новое. Это увеличит сроки хранения части документов, но уменьшит объемы хранимых дел.

Их хранение ничем не отличается от правил хранения дел с иными сроками хранения (до 10 лет). Они учитываются по номенклатуре дел за последний год их формирования, при закрытии дела уточняются хронологические рамки включенных в дело документов и полнота раскрытия их состава в заголовке. Сами документы дополнительно не систематизируются, листы не нумеруются, скобки и скрепки могут не выниматься, нет претензий и к качеству папок, и способам крепления в них документов.

Хранятся эти приказы там, где это удобнее: в кадровой службе, в архиве фирмы или другом помещении, обеспечивающем их сохранность. После того как истекает срок их хранения, они, наряду с другими документами, включаются в акты о выделении документов к уничтожению.

Но кроме текущих кадровых приказов в кадровой службе создаются распорядительные документы, обязательность которых установлена ТК РФ. Например, ст. ст. 62, 68 ТК РФ и др. прямо говорят, что прием на работу, перевод на другую постоянную работу и увольнение должны оформляться соответствующими приказами. Только они являются основанием для внесения записей в трудовую книжку работника, о чем в последней по каждой записи дается ссылка на соответствующий номер и дату документа.

Так, в соответствии с действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (п. 10), все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа.

Эти кадровые приказы являются основными документами, подтверждающими сам факт работы гражданина в данной организации, его квалификацию, занимаемые в процессе работы должности, факт и основание увольнения. В соответствии с их информационной ценностью эта группа кадровых распорядительных документов должна сохраняться столько времени, сколько может понадобиться данная информация.

Ранее за основу при определении минимальных сроков хранения таких приказов была принята средняя продолжительность жизни — 75 лет, то есть до достижения гражданином 75-летнего возраста . В соответствии с действующим Перечнем нормативно установлено, что приказы должны храниться не менее 75 лет после увольнения работника. Этот срок хранения вряд ли целесообразен, но он может быть пересмотрен только централизованно Архивной службой РФ.

Считалось, и не без основания, что к этому возрасту пенсия работнику уже оформлена и необходимость в документах, подтверждающих или уточняющих отдельные факты трудовой деятельности, уже отпала.

Формы приказов по приему на работу, перемещению и увольнению унифицировались одними из первых и с 1980 г. входили в унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), а затем в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда (формы N N Т-1, Т-1а; Т-5, Т-5а; Т-8, Т-8а). Для каждого документа разработаны и обязательны к применению два варианта форм — для оформления на одного работника и на группу работников (многосубъектный — с индексом «а»)

На практике к перечисленным основным кадровым приказам обычно относят и документы о смене фамилии, имени, отчества, так как их совместное хранение позволяет отследить (найти) всю необходимую информацию, касающуюся сотрудницы или сотрудника, работавших в данной организации под разными фамилиями.

Эта группа приказов регистрируется в специальных журналах, в которых указывается не только регистрационный индекс, но и, по возможности, фамилии работников, особенности оформления документа: рукописные тексты или исправления, отсутствие виз, дат и др. (рис. 1).

Образец журнала регистрации приказов по личному составу

Регистрационный
номер (индекс)

Кто подписал
(должность,
фамилия)

Источники


  1. Борисов, А. Н. Защита от принудительной ликвидации юридического лица по искам государственных органов / А.Н. Борисов. — М.: «Юридический Дом «Юстицинформ», 2007. — 272 c.

  2. Липшиц, Е.Э. Законодательство и юриспруденция в Византии в IX-XI вв. Историко-юридические этюды / Е.Э. Липшиц. — М.: Наука, 2016. — 248 c.

  3. Рассел, Джесси Академия юриспруденции — Высшая школа права «Адилет» / Джесси Рассел. — М.: VSD, 2013. — 537 c.
  4. Жмудь, Л. Я. Зарождение истории науки в античности / Л.Я. Жмудь. — М.: Издательство Русского Христианского Гуманитарного Института, 2017. — 424 c.
Приказ о хранении документов в организации
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here