Положение об архиве

Статья на тему: "Положение об архиве" от профессионалов для людей. Обязательно дочитайте до конца.

Утверждено примерное положение об архиве организации

eric1513 / Depositphotos.com

C 26 августа перечень документов, которые будут храниться в архиве организаций, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, станет закрытым (приказ Росархива от 11 апреля 2018 г. № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации» 1 ). В него, в частности войдут: документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации; документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников; документы личного происхождения. Также в архиве организаций обязательно должны будут храниться фонд пользования (микрофотокопии и другие копии документов, в том числе на электронных носителях, необходимые для практической работы организации), а также справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива организации.

На основании примерного положения, утвержденного Росархивом, организации разработают и утвердят свое положение об архиве при наличии согласования экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

Кроме того, расширены и полномочия архивов организаций, которые получат право представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в нем.

Отметим, что с даты вступления в силу приказа Росархива приказ Комитета по делам архивов при Правительстве РФ от 18 августа 1992 г. № 176, которым сейчас регламентируется функционирование архивов организаций, утратит силу.

1 С текстом приказа Росархива от 11 апреля 2018 г. № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации» можно ознакомиться на Официальном интернет-портале правовой информации (№ опубликования 0001201808150016).

Положение об архиве

Заплатить налоги необходимо до 2 декабря. Если у вас есть вопросы о порядке уплаты или расчете налогов, присылайте их на [email protected] Ответы на самые популярные из них мы опубликуем на портале ГАРАНТ.РУ.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Проект Приказа Федерального архивного агентства «Об утверждении примерного положения об архиве организации» (подготовлен Росархивом 19.02.2018)

Досье на проект

В соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034),

1. Утвердить прилагаемое примерное положение об архиве организации.

2. Признать утратившим силу приказ Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации от 18 августа 1992 г. N 176 «О примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия».

Руководитель А.Н. Артизов

УТВЕРЖДЕНО
приказом Федерального архивного агентства
от _________2017 г. N ____

Примерное положение об архиве организации

I. Общие положения

1. Примерное положение об архиве организации (далее — Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 8 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

[3]

2. Примерное положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов (далее — Архив организации).

3. Архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация (далее — соответствующий архив).

4. На основе Примерного положения организация разрабатывает положение об Архиве организации.

Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, — с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее — ЭПК архивного учреждения) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации.

5. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях*(1), законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.

Читайте так же:  Из декрета в декрет

II. Состав документов Архива организации

6. Архив организации хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

б) документы постоянного хранения и по личному составу организаций — предшественников (при их наличии);

в) личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования (микрофотокопии и другие копии документов, в том числе на электронных носителях, необходимые для практической работы организации) (при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

III. Задачи Архива организации

7. К задачам Архива организации относятся:

7.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом II Примерного положения.

7.2. Комплектование Архива организации документами, образовавшимися в деятельности организации.

7.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве организации.

7.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствующий архив.

7.6. Методическое руководство и контроль формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачи их в Архив организации.

IV. Функции Архива организации

8. Архив организации осуществляет следующие функции:

8.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утвержденным графиком.

8.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.3. Представляет в соответствующий архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации*(2).

8.4. Осуществляет систематизацию и размещение документов, образовавшихся в деятельности организации, поступающих на хранение в Архив организации.

8.5. Готовит и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК архивного учреждения, государственного архива субъекта Российской Федерации (муниципального архива), в случае наделения его соответствующими полномочиями, описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК архивного учреждения акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения или государственным архивом субъекта Российской Федерации (муниципальным архивом) в случае наделения его соответствующими полномочиями.

8.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствующий архив.

8.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве организации.

8.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов Архива организации в соответствии с установленными правилами.

8.9. Организует выдачу документов из архивохранилища, копий документов работникам организации, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам, иным пользователям.

8.10. Исполняет социально-правовые и тематические запросы юридических и физических лиц, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

8.11. Обеспечивает защиту сведений ограниченного доступа, содержащихся в архивных документах при организации работы и использовании документов архива организации.

8.12. Ведет учет использования документов Архива организации.

8.13. Создает фонд пользования документов Архива организации и организует его использование.

8.14. Ведет и совершенствует справочно-поисковые средства к документам Архива организации.

8.15. Организует информирование руководства и работников организации о составе и содержании документов Архива организации.

8.16. Консультирует юридических и физических лиц по вопросам местонахождения архивных документов.

8.17. Участвует в разработке нормативных и методических документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

8.18. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам организации в подготовке документов к передаче в Архив организации.

8.19. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

9. Архив организации имеет право:

а) представлять руководству организации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве организации;

б) запрашивать в структурных подразделениях организации сведения, необходимые для работы Архива организации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, входящим в компетенцию Архива организации;

г) требовать от структурных подразделений организации своевременной передачи документов в Архив организации в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве, ЭПК архивного учреждения.

*(1) Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

*(2) Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034).

Обзор документа

Представлен проект примерного положения об архиве организации.

[2]

Устанавливаются статус архива, его основные задачи, функции и права. Определяется состав документов, находящихся на хранении в архиве.

Положение распространяется на архивы организаций, выступающих источниками комплектования государственных, муниципальных архивов.

Приказ Комитета по делам архивов при Правительстве РФ по данным вопросам признается утратившим силу.

Интернет-портал
архивной службы Ярославской области

  • Управление
    • Рассекречивание
    • Контакты
    • Совет по архивному делу
    • ЭПМК
    • Сведения о результатах проверки
    • Комиссия по подведению итогов проверки наличия и розыска необнаруженных архивных документов
    • Внимание! Розыск документов по личному составу
  • Архивные учреждения
    • Об архивах
    • Государственные архивы
    • Муниципальные архивы
  • Документы
    • Законодательство
    • Методические разработки
    • Нормативно-правовые документы
    • Положения
    • Административные регламенты
  • Архивный фонд
    • Об архивном фонде
    • Каталог фондов
    • Архивные справочники
    • Базы данных
  • Деятельность
    • Основные направления деятельности
    • Показатели деятельности
    • Программы
    • Выставки
    • Публикации
    • Конференции и семинары
    • Статистические данные
    • Фоторепортажи
    • Фотоальбомы
    • Кинозал
  • Услуги
    • Государственные и муниципальные услуги
  • Обратная связь
    • Формы обращений
Читайте так же:  Ежегодный оплачиваемый отпуск - порядок предоставления

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ

органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного или муниципального архива

1. Общие положения

1.1. На основании примерного положения об архиве органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного или муниципального архива (далее – организация) организация разрабатывает индивидуальное положение об архиве.

1.2. Архивные документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд организации. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, составляет архивный фонд организации.

В целях хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности организации, создаётся архив.

1.3. Архив создаётся как самостоятельное структурное подразделение организации, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива. Руководитель архива или лицо, ответственное за ведение архива, назначается руководителем организации. При смене руководителя архива (лица, ответственного за ведение архива) приём-передача документов архива, учётного и научно-справочного аппарата к ним осуществляется по акту.

1.4. Организация предоставляет архиву необходимые здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архива, обеспечивает оборудованием и кадрами.

1.5. В соответствии с действующим законодательством организация обеспечивает отбор, подготовку и своевременную передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счёт средств организации.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица организации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.6. В своей работе архив организации руководствуется:

— Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,

— Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»,

— нормативными правовыми документами Федерального Архивного агентства, распорядительными документами организации,

— положением об архиве.

1.7. Положение об архиве утверждается руководителем организации после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией управления по делам архивов Правительства Ярославской области (далее – ЭПМК).

1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководитель организации.

1.9. Организационно-методическую помощь архиву организации оказывают сотрудники соответствующего государственного или муниципального архива.

2. Состав документов архива

2.1. В архив поступают:

— законченные делопроизводством архивные документы постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и документы по личному составу организации, после проведения экспертизы ценности,

— архивные документы постоянного срока хранения и документы по личному составу организаций-предшественников,

— учётный и научно-справочный аппарат к архивным документам,

— служебные и ведомственные издания организации.

2.2. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации до истечения сроков хранения.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 примерного положения об архиве.

3.1.2. Учёт, обеспечение сохранности, создание учётного и научно-справочного аппарата, использование архивных документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и передача документов, относящихся к Архивному
фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив c учётом установленных требований и сроков.

3.1.4. Осуществление совместно с экспертной комиссией организации контроля за формированием и оформлением дел в организации.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив
выполняет следующие функции:

3.2.1. Принимает не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения в делопроизводстве[1], учитывает и хранит архивные документы организации, упорядоченные и оформленные в соответствии с действующими требованиями.

3.2.2. Подготавливает не позднее, чем через три года после завершения в делопроизводстве, проекты сводных годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу.

3.2.3. Осуществляет ведение основных (обязательных) и вспомогательных учётных документов, состав и формы которых определены действующим законодательством.

3.2.4. Обеспечивает сохранность архивных документов путём соблюдения нормативных условий хранения и требований к их размещению, а также проведения проверки наличия и состояния архивных документов.

3.2.5. Создаёт, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве архивным документам.

3.2.6. Осуществляет использование архивных документов, в том числе исполнение социально-правовых и тематических запросов, выдачу архивных документов и дел работникам организации и во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей; ведет учёт использования архивных документов.

3.2.7. Ежегодно представляет в соответствующий государственный или муниципальный архив учётные сведения об объёме и составе хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (паспорт архива организации).

3.2.8. В соответствии с планом (графиком) передает на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив документы Архивного фонда Российской Федерации по истечении сроков их временного хранения.

3.2.9. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в
составлении номенклатуры дел организации, в оформлении и описании дел.

4. Права архива

4.1. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

Читайте так же:  Как рассчитать резерв отпусков

4.1.1. Требовать от сотрудников организации соблюдения установленных сроков и правил передачи архивных документов в архив, обеспечения полноты состава и объёма передаваемых архивных документов.

4.1.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с
архивными документами.

[1]

5. Ответственность за архив

5.1. Руководитель архива (лицо, ответственное за ведение архива) несёт ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

управления по делам архивов

Правительства Ярославской области

[1] Документы по личному составу государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения.

Фотоальбомы

Публикации

Контактная информация

Управление по делам архивов Правительства Ярославской области

Адрес: 150000, г. Ярославль, ул. Революционная, д. 28

Примерная форма положения об архиве медицинской организации (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

[ организационно-правовая форма,
наименование медицинской организации ]

[ должность, подпись, Ф. И. О. лица,
утверждающего положение ]

[ число, месяц, год ]
М. П.

Положение
об архиве медицинской организации

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет основные цели, задачи, функции, права архива [ наименование медицинской организации ] (далее — медицинская организация).

1.2. Архив является структурным подразделением медицинской организации. Штатная численность архива и его структура определяются руководителем медицинской организации.

1.3. Архив пользуется печатью медицинской организации и всю свою переписку ведет за подписью руководства медицинской организации и заведующего медицинским архивом.

1.4. Медицинская организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием в соответствии с действующими нормативными документами, включая нормативные акты в области охраны труда, санитарные правила и гигиенические нормативы, правила пожарной безопасности.

1.5. Архив создан в целях временного хранения медицинской и общей документации и использования ее в практической и научной работе.

Видео (кликните для воспроизведения).

1.6. Архив в своей деятельности руководствуется действующим законодательством, нормативными правовыми актами и иными материалами по организации архивного дела и делопроизводству, организационно-распорядительными документами медицинской организации и настоящим Положением.

2. Задачи архива

2.1. Основными задачами архива являются:

— организация учета и хранения медицинской и общей документации медицинской организации;

— обеспечение сохранности медицинской и общей документации до момента передачи в государственные архивы.

3. Функции архива

3.1. Архив в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

— прием, классификация и хранение в установленном законодательством Российской Федерации порядке законченной медицинской и общей документации медицинской организации;

— осуществление контроля за состоянием и хранением медицинской документации в отделениях медицинской организации;

— подготовка и выдача документальных материалов для работы в помещении архива работникам медицинской организации и других медицинских организаций в научных и справочных целях;

— составление описей, каталогов, указателей и других справочников в целях использования медицинской документации;

— выдача по материалам архива в установленном законом порядке учреждениям и отдельным гражданам справок, выписок и копий;

— сдача материалов в государственные архивы в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

4.1. В соответствии с возложенными на архив задачами и для осуществления своих функций архив имеет право:

— запрашивать и получать от структурных подразделений медицинской организации сведения и материалы, необходимые для работы архива;

— участвовать в проведении совещаний, семинаров по вопросам, входящим в компетенцию архива;

— контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях медицинской организации;

— требовать от сотрудников своевременного возврата медицинской документации, взятой с разрешения администрации медицинской организации на определенный срок.

5. Организация деятельности архива

5.1. Непосредственное руководство работой архива осуществляет заведующий, который непосредственно подчиняется руководителю медицинской организации или его заместителю по медицинской части.

5.2. Назначение и освобождение от должности заведующего архивом производится руководителем медицинской организации.

5.3. Назначение на должность и освобождение от должности работников архива осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

5.4. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность заведующего и других работников архива регламентируются должностными инструкциями, утверждаемыми руководителем медицинской организации.

5.5. Архив осуществляет свою деятельность в соответствии с планами работы во взаимодействии с другими службами и структурными подразделениями медицинской организации, а также в пределах своей компетенции со сторонними организациями.

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма положения об архиве медицинской организации

Разработана: Компания «Гарант», январь 2017 г.

Росархивом утверждено примерное положение об архиве организации, выступающей источником комплектования государственных, муниципальных архивов

Согласно примерному положению архив организации создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого выступает организация.

Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают разрабатываемые ими положения об архивах организаций с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования региональных государственных архивов, муниципальных архивов, — с региональным уполномоченным органом в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта РФ, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями.

Архив организации хранит:

— документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

— документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций — предшественников (при их наличии);

— архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

Читайте так же:  Отгул — правила предоставления, срок, оплата

— фонд пользования (архива) (при наличии);

— справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива организации.

Примерным положением определяются задачи и функции архива организации, а также его права. В частности, Архив организации имеет право в том числе принимать участие в заседаниях Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве, ЭПК архивного учреждения.

Примерное положение об архиве таможенного органа

Образец документа:

Приложение 48 к пп. 10.4.1 и 17.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) (в ред. Приказа ФТС РФ от 15.11.2007 N 1412)

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

1. Основные положения

1.1. Документы таможенного органа, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в таможенном органе.

1.2. Таможенный орган обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, проводятся силами и за счет таможенного органа.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица таможенного органа несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В таможенном органе для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

1.4. В своей работе архив таможенного органа руководствуется положением об отделе (отделении) документационного обеспечения, приказами, распоряжениями, инструкциями Федеральной таможенной службы и таможенных органов, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, методическими документами соответствующего госархива и настоящим положением.

1.5. Архив таможенного органа работает по планам, утверждаемым начальником отдела (отделения) документационного обеспечения, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.6. Организационно-методическое руководство деятельностью архива таможенного органа осуществляет соответствующий госархив.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности отделов и других структурных подразделений таможенного органа, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности ; документы по личному составу;

В соответствии с п. 10.4.3 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах в архив могут приниматься и другие документы временного срока хранения.

документы постоянного хранения и по личному составу таможенного органа — предшественника;

документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных таможенных органов, непосредственно подчиненных таможенному управлению (таможне, таможенному посту);

служебные и ведомственные издания;

научно-справочный аппарат (НСА) к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

учет, обеспечение сохранности, создание НСА, использование документов, хранящихся в архиве;

подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве таможенного органа.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

принимает (не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит документы отделов и других структурных подразделений таможенного органа;

разрабатывает и согласовывает с соответствующим госархивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) госархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

составляет и представляет (не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) таможенного органа и ЭПК соответствующего архивного учреждения;

осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного архива;

организует использование документов (информирует руководство и должностных лиц таможенного органа о составе, содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера);

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвует в работе ЭК;

оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел таможенного органа, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации должностных лиц службы делопроизводства таможенных органов;

ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

контролировать выполнение установленных правил формирования и оформления дел в отделах и других структурных подразделениях таможенного органа;

запрашивать от отделов и других структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность начальника архивного отделения

Начальник архивного отделения несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

Положение об архиве

1. Общие положения

1.1. Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на предприятиях. *

1.2. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Читайте так же:  Кадровые технологии управления персоналом

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В учреждениях для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.

Учреждения обеспечивают архивы необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5. В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и настоящим положением.

1.6. Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

1.7. Архив учреждения работает по планам, утверждаемым руководством учреждения и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива учреждения осуществляет руководство учреждения.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу; **

2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников; **

2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации; **

2.4. личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив;

2.5. служебные и ведомственные издания;

2.6. научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;

3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;

3.1.4. осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения;

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ;

3.2.2 разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение;

3.2.3. составлять и представляет не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ;

3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

3.2.6. Организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

3.2.7.проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

3.2.8. оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения;

3.2.9. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения;

3.2.10. ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.11. подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения.

4.2. запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность заведующего архива

Видео (кликните для воспроизведения).

5.1. Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

Источники


  1. Энциклопедия будущего адвоката: моногр. ; КноРус — М., 2012. — 1000 c.

  2. Егиазаров, В.А. Транспортное право: Учебник; М.: Юстицинформ; Издание 5-е, доп., 2012. — 552 c.

  3. Лазарев, В. В. Теория государства и права / В.В. Лазарев, С.В. Липень. — М.: Юрайт, Юрайт-Издат, 2012. — 640 c.
  4. Мацкевич, И.М. Организация научной деятельности и выполнение научных работ по юриспруденции. Научно-практическое пособие / И.М. Мацкевич. — М.: Проспект, 2017. — 915 c.
  5. Котенев А. А., Лекарев С. В. Современный энциклопедический словарь по безопасности. Секьюрити; Ягуар — М., 2013. — 504 c.
Положение об архиве
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here