Должностные обязанности офис-менеджера компании

Статья на тему: "Должностные обязанности офис-менеджера компании" от профессионалов для людей. Обязательно дочитайте до конца.

Должностная инструкция офис-менеджера

___________________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)

Должностная инструкция
офис-менеджера
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)

» » ____________ 20__г. N__________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании _______________________________________________________________
(устава, положения, приказа о структуре предприятия и т.п.)
в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иными нормативными актами,
Российской Федерации, регулирующими трудовые отношения.

1. Общие положения

2. Основные обязанности

Офис-менеджер имеет право:
3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за
информацией по подготовке, исполнению документов.
3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они
подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.
3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными
посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными
звонками.
3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию
документооборота и делопроизводства.
3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей,
установленных трудовым договором и законодательством РФ.

Офис-менеджер несет персональную ответственность за:
4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке
документов.
4.2. Сохранение конфиденциальности информации.
4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной
субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.
4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной
дисциплины.
4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных
ценностей.
4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование
коммерческой информации в личных целях.

Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом
генерального директора.

Prom-Nadzor.ru

Должностная инструкция офис-менеджера

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция
офис-менеджера [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов предприятия, подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (секретарь, делопроизводитель, инспектор, референт и т. п.).

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.

1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством РФ;

— Положением о функциональных службах предприятия;

— правилами трудового распорядка;

— приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Офис-менеджер должен знать:

— структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;

— организацию делопроизводства, схемы документооборота;

— порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;

— государственные стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;

— инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового учета;

— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

— деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.6. Офис-менеджер должен уметь:

— составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;

— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

— вести деловые переговоры;

— пользоваться средствами связи, возможностями интернета, организационной, множительной техникой;

— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS;

1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает [вписать нужное] или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. Основные обязанности

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генеральному директору, представляя проекты резолюций.

2.2. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений.

2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений; готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы.

2.4. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и подразделениями. По поручению генерального директора осуществляет документооборот между предприятием (офисом) и другими организациями, органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т. п.).

При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно сообщает генеральному директору.

2.5. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации, формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.

2.6. Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручению генерального директора готовит справки по исполнению договоров.

Читайте так же:  Отпуск сезонным работникам — как он предоставляется, компенсация

2.7. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

2.8. Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты доверенных лиц.

2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет командировочные документы.

2.10. По поручению генерального директора ведет кадровый учет, оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.

2.11. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором, организует их техническое обслуживание.

2.12. Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений.

2.13. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.

2.14. Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального директора, связанные с деятельностью фирмы.

2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:

— сохранять конфиденциальность информации;

— своевременно выполнять распоряжения руководства;

— соблюдать правила и сроки подготовки документов;

— обеспечивать сохранность документов;

— соблюдать правила и нормы делового общения, служебную субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке, исполнению документов.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.

3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными звонками.

3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию документооборота и делопроизводства.

3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей, установленных трудовым договором и законодательством РФ.

4. Ответственность

Офис-менеджер несет персональную ответственность за:

4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

4.2. Сохранение конфиденциальности информации.

4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.

4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной дисциплины.

4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных ценностей.

4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование коммерческой информации в личных целях.

Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом генерального директора.

Охрана Труда

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция офис-менеджера

  1. Общие положения

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность офис-менеджера.

1.2 Офис-менеджер относится к категории специалистов.

1.3 Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия по представлению руководителя организационно-аналитического отдела.

1.4 Взаимоотношения по должности:

руководителю организационно-аналитического отдела

Лицо, назначенное директором предприятия

  1. Квалификационные требования офис-менеджера:

высшее; среднее профессиональное образование

опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее не менее 1 года; 2 лет; 3 лет

Устройство офиса и принципы его зонирования.

Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса.

Методы стратегического и тактического планирования.

Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий.

Принципы построение организационной структуры офиса.

Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса.

Этику взаимоотношений в рабочей группе.

Мотивационные методы и мотивационные стратегии.

Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства.

Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.

Принципы организации снабжения офиса.

Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

Основы бухгалтерского учета.

Техническое оснащение офиса.

Правила пользования оргтехникой.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Основы трудового законодательства.

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Работы с офисной техникой

специальная подготовка (курсы, классы, пр.) по направлению «Офис-менеджер»

  1. Документы, регламентирующие деятельностьофис-менеджера

[1]

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (руководителя организационно-аналитического отдела); Положение об организационно-аналитическом отделе, Должностная инструкция офис-менеджера, Правила внутреннего трудового распорядка.

  1. Должностные обязанностиофис-менеджера

4.1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).

4.2. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.

4.3. Разрабатывает «кодекс» поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).

4.4. Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

4.5. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов).

4.6. Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.

Читайте так же:  Формирование кадрового резерва организации

4.7. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.

4.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

4.9. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.

4.10. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.

4.11. Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

4.12. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.

4.13. Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.

— встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;

— прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;

— материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.

4.15. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).

4.16. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.

4.17. Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.

4.18. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.

4.19. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

4.20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

Видео (кликните для воспроизведения).

4.21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

4.22. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).

  1. Праваофис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

5.1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

5.2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

5.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5.4. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

5.5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.

5.6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

  1. Ответственностьофис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

  1. Условия работы офис-менеджера

7.1. Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятии.

7.2. В связи с производственной необходимостью офис-менеджер может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

7.3. Для решения оперативных вопросов офис-менеджера может выделяться служебный автотранспорт.

  1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда офис-менеджера определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9 Заключительные положения

9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

9.2 Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3 Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

Читайте так же:  Две российские женщины родили детей в 60 лет

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция офис-менеджера

«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.

1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.

1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

— законодательными актами РФ;

— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

— приказами и распоряжениями руководства;

2. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.

2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.

2.3. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.

2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.

2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.

2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа — и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.

2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.

2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.

2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Должностные обязанности офис-менеджера для резюме

Кто такой офис-менеджер

Офис-менеджер — это фактический руководитель канцелярии и координатор всех офисных служб. Подчиняется непосредственно руководству фирмы и организует деятельность офиса по всем направлениям. Работа эта чрезвычайно разнообразная и касается как делопроизводства, так и хозяйственного, бытового обеспечения жизнедеятельности компании. Вполне логично, что опыт работы по этой специальности достоин подробного описания в резюме. Кратко обязанности офис-менеджера для резюме допустимо сформулировать так:

  • делопроизводство;
  • выполнение поручений руководителя;
  • осуществление контроля за порядком и дисциплиной в офисе;
  • обеспечение канцелярией, хозяйственными товарами;
  • работа с письмами, регистрация корреспонденции, учет, подготовка документации;
  • работа со звонками.

Приказ Минтруда России от 02.02.2018 № 49н Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности» утвердил требования для офис-менеджеров:

  1. Группа занятий — административный и иной исполнительный среднетехнический персонал.
  2. Вид деятельности — административно-хозяйственная комплексная по обеспечению деятельности организации и по организации конференций и выставок.
  3. Требования к образованию и обучению — среднее профессиональное образование (программа подготовки специалистов среднего звена) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности).
  4. Обобщенная трудовая функция — организация деловых поездок работников, обеспечение корпоративных и деловых мероприятий, обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда.

Профстандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к сотруднику, в том числе, что конкретно необходимо смотреть в резюме кандидата на трудоустройство.

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция — это документ, в котором содержится несколько разделов, таких как перечень обязанностей, прав, ответственность сотрудников. Документ внимательно изучается сотрудником и подписывается. Перечень того, что входит в должностные обязанности офис-менеджера, для резюме тоже подходит:

  • обеспечение документооборота компании;
  • подготовка совещаний, заседаний, конференций;
  • оформление приказов и доведение их до сведения работников;
  • координация и контроль служб, находящихся в подчинении — водители, уборщики, повара, курьеры и т. п.
Читайте так же:  Что будет за хранение наркотиков

Общие положения

Обычно на должность офис-менеджера назначаются лица, имеющие средне-специальное или высшее образование, опыт работы не менее одного года, наличие специальных курсов по профилю, знание ПК (Word, Exсel), знание 1С, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие печатать с высокой скоростью. Обязанности для резюме руководителя офиса определяются такими личными качествами:

  • исполнительность и ответственность;
  • грамотность и аккуратность;
  • стрессоустойчивость и инициативность;
  • трудолюбие и коммуникабельность;
  • позитивность и честность;
  • выносливость и усидчивость;
  • дисциплинированность, организованность.

Функциональные обязанности офис-менеджера для резюме сводятся:

  • к организации деятельности канцелярии;
  • работе с персоналом в части документационного взаимодействия;
  • планированию мероприятий администрации, совещаний руководителей, приемов посетителей.

Обязанности

Основные обязанности офис-менеджера задокументированы в должностной инструкции. В разных организациях, в зависимости от того, насколько крупное предприятие, требования различаются. В обязанности офис-менеджера (секретаря) для резюме имеет смысл включить следующий перечень:

  • встречать посетителей офиса, отвечать на звонки, сортировать корреспонденцию по приоритету;
  • снабжать сотрудников всем необходимым для их профессиональной деятельности;
  • вести учет расходов на нужды канцелярии;
  • сортировать документацию и распределять по отделам на предприятии;
  • организовывать кофе-паузы, обеды сотрудников и руководителей;
  • сообщать начальству немедленно о любых проблемах и форс-мажорных обстоятельствах.

Если компания большая, одному менеджеру не справиться с административно-хозяйственным обеспечением работы офиса. Часто возникают вакансии помощника. Эта позиция годится для начинающих и людей без опыта профессиональной деятельности. Кратко обязанности помощника офис менеджера для резюме самые простые:

  • вовремя разбирать, сортировать и передавать почту адресатам в офисе;
  • следить за наличием канцелярии в офисе; когда заканчивается, вовремя заказывать;
  • координация службы доставки и курьеров;
  • контроль за состоянием уборки офиса и пр.

[2]

Образец обязанностей офис-менеджера для резюме

Общие обязанности офис-менеджера закреплены в Трудовом кодексе РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019). Менеджер обеспечивается правами и гарантиями, которые прописываются в должностной инструкции. В резюме такого специального раздела не существует, но кандидату необходимо понимать, что в зависимости от рода деятельности предприятия, его права могут отличаться. В общем руководитель административно-хозяйственной службы наделяется правами:

  • вносить предложения по улучшению своей деятельности и представлять руководству проекты по совершенствованию работы фирмы;
  • требовать соблюдения своих прав, обозначенных в трудовом договоре, и создания условий, необходимых для своего функционирования;
  • принимать решения в рамках своей компетенции;
  • получать все необходимые документы и нужную информацию, необходимую для выполнения своих профессиональных функций.

Ответственность

Каждый менеджер обязан выполнять свою работу надлежащим образом, поэтому в должностной инструкции и трудовом договоре закреплены не только обязанности офис-менеджера, но и ответственность за недобросовестность и некомпетентность. Работник отвечает за:

  • нанесение материального ущерба фирме;
  • сохранение конфиденциальности;
  • невыполнение трудового распорядка, дисциплины, техники и противопожарной безопасности;
  • грубость с клиентами, сотрудниками и нарушение правил вежливости;
  • действия вне своей компетенции.

Должностная инструкция офис-менеджер

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«433 ВОЕННО-СТРОИТЕЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ»

Юридический адрес: 115516 , корпус 2

Почтовый адрес: , корпус 2

Система менеджмента качества

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОФИС-МЕНЕДЖЕР

Настоящий стандарт устанавливает порядок и правила разработки, согласования, утверждения, введения в действие должностных инструкций работников Общества с ограниченной ответственностью «433 военно-строительное управление», п.5.1. раздела 5 и п.6.2. раздела 6 ГОСТ ИСО и СТП СМК Б 4-01-03.

1.1. Офис-менеджер относится к категории технических исполнителей.

2.1. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

— нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— приказами и распоряжениями генерального директора предприятия;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Офис-менеджер должен знать:

— положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

[3]

— порядок расположения материала при печатании различных документов;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— правила эксплуатации ПК;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами (телефон, факс);

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— основы электронного документооборота;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

1.6. Во время отсутствия офис-менеджера его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение.

На офис-менеджера возлагаются следующие функции:

2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы генерального директора предприятия.

2.2. Ведение делопроизводства.

2.3. Организация приема посетителей.

3. Должностные обязанности

Для выполнения возложенных на него функций офис-менеджер обязан:

Читайте так же:  Узнать о задолженностях по налогам при помощи инн

3.1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы генерального директора предприятия и его подразделений.

3.2. Получать необходимые генеральному директору сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников.

3.3.Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
3.4. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов..
3.5. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
3.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
3.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа — и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
3.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.
3.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
3.10. Организовывать телефонные переговоры генерального директора, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения генерального директора их содержание.

3.11. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, факс и др.).

3.12. Вести делопроизводство на бумажных носителях и в электронном виде.

3.13. Принимать поступающую на имя генерального директора корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, систематизировать и хранить документы текущего архива.

3.14. Редактировать при подготовке к печати, в случае необходимости, поступающие документы, печатать грамотно, не допускать орфографических ошибок, правильно расставлять знаки препинания, красиво располагать текст на листе. В конце 1-ой страницы, в обязательном порядке, указывать электронный адрес отправителя корреспонденции.

3.15. Осуществлять контроль над сроками исполнения поручений генерального директора.

3.16. Вести протоколы производственного совещания.

3.17. Принимать документы на подпись генерального директора.

3.18. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения жалоб, просьб и предложений работников.

3.19. Готовить документы для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы на ксероксе.

3.20. Подготавливать и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрировать картотеку.

3.21. Выполнять другие обязанности и поручения по устному либо письменному распоряжению генерального директора предприятия.

Офис-менеджер имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений генерального директора предприятия, касающимися его деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение генерального директора предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Офис-менеджер несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Р. Ф.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

Что входит в обязанности офис-менеджера

Содержание статьи

  • Что входит в обязанности офис-менеджера
  • Как найти работу офис-менеджера
  • Как найти офис

Офис-менеджер – это лицо офиса. Помимо обязанностей секретаря, он сочетает в себе функции менеджера по персоналу и завхоза. Это серьезная должность, поэтому наличие высшего образования и опыта работы обязательны при приеме.

Что входит в обязанности офис-менеджера

Необходимые навыки

Офис-менеджер является связующим звеном между руководством и сотрудниками офиса. По мере необходимости он докладывает о положении дел и эффективности работы в организации.

Видео (кликните для воспроизведения).

Чтобы эффективно выполнять свои обязанности, необходимо знать принципы подбора и управления персоналом, методы планирования и мотивации, этику взаимоотношений, основы делопроизводства, трудового законодательства и бухгалтерского учета. Кроме этого, офис-менеджер должен обладать стрессоустойчивостью, способностью быстро принимать решения и нести за них ответственность.

Источники


  1. Марат, Ж.П. План уголовного законодательства; Иностранной литературы, 2012. — 152 c.

  2. Прыкин, Б.В. Компактэкономика. Курс лекций; М.: Academia, 2011. — 500 c.

  3. Габов, А. В. Ликвидация юридических лиц. История развития института в российском праве, современные проблемы и перспективы: моногр. / А.В. Габов. — М.: Статут, 2011. — 304 c.
Должностные обязанности офис-менеджера компании
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here