Должностные обязанности архивариуса

Статья на тему: "Должностные обязанности архивариуса" от профессионалов для людей. Обязательно дочитайте до конца.

Prom-Nadzor.ru

Должностная инструкция архивариуса

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция
архивариуса [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

1.4. Архивариус должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и использования;

— единую государственную систему делопроизводства;

— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

— порядок ведения учета и составления отчетности;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации технических средств;

— законодательство о труде Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;

1.5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

— положением об архиве;

— настоящей должностной инструкцией.

1.6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

1.7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

1.8. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

2.1. Основными задачами архивариуса являются:

— обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения);

— создание справочного аппарата к ним;

— подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в процессе деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации;

— осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений предприятия;

2.2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

— организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;

— принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;

— участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;

— в соответствии с законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

— подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

— ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

— участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

— следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

— контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;

— выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

— участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

— принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств;

2.3. Архивариус также выполняет отдельные служебные поручения заведующего архивом.

Архивариус имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [вписать нужное].

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. [Вписать нужное].

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Prom-Nadzor.ru

Должностная инструкция старшего архивариуса дошкольной образовательной организации

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция старшего архивариуса дошкольной образовательной организации [наименование образовательной организации]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Старший архивариус дошкольной образовательной организации относится к категории [вписать нужное] и непосредственно подчиняется [наименование должности непосредственного руководителя].

Читайте так же:  Когда законен отзыв из отпуска

1.2. На должность старшего архивариуса дошкольной образовательной организации принимается лицо, имеющее [вписать нужное] образование и стаж работы [вписать нужное].

1.3. На должность старшего архивариуса дошкольной образовательной организации в соответствии с требованиями ст. 351.1 ТК РФ назначается лицо, не имеющее или не имевшее судимости, не подвергающееся или не подвергавшееся уголовному преследованию (за исключением лица, уголовное преследование в отношении которого прекращено по реабилитирующим основаниям) за преступления против жизни и здоровья, свободы, чести и достоинства личности (за исключением незаконного помещения в психиатрический стационар, клеветы и оскорбления), половой неприкосновенности и половой свободы личности, против семьи и несовершеннолетних, здоровья населения и общественной нравственности, основ конституционного строя и безопасности государства, а также против общественной безопасности.

1.4. Старший архивариус дошкольной образовательной организации должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела в дошкольной образовательной организации;

— порядок приема и сдачи документов в архив, хранения их и пользования;

— функции и задачи архивной службы;

— правила работы архивов;

— специфику деятельности архива дошкольной образовательной организации;

— классификацию архивных документов;

— действующие нормативные документы по делопроизводству и архивному делу;

— порядок приема документов в архив, хранение их и пользование;

— стандартный пакет компьютерных программ;

— правила служебного этикета;

— трудовое законодательство РФ;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

1.5. Старший архивариус дошкольной образовательной организации назначается на должность и освобождается от нее приказом [наименование должности руководителя].

2. Должностные обязанности

На старшего архивариуса дошкольной образовательной организации возлагаются следующие должностные обязанности:

2.1. Выполнение организационных функций по обеспечению сохранности, порядка хранения и пользования архивными документами дошкольной образовательной организации.

2.2. Контроль за соблюдением порядка приема на хранение в архив документов, оконченных делопроизводством.

2.3. Контроль за правильностью формирования и оформления дел при приеме их в архив.

2.4. Разработка номенклатуры дел.

2.5. Контроль за правильностью составления актов на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли.

2.6. Составление внутренних нормативных и распорядительных документов.

2.7. Составление и оформление необходимых отчетов о работе архива.

2.8. Контроль за составлением и ведением регистрационных карточек, базы данных архива дошкольной образовательной организации.

2.9. Взаимоотношения со сторонними архивами и государственными органами.

2.10. Обеспечение сохранности документов в архиве дошкольной образовательной организации.

2.11. Подготовка ответов на письменные и устные обращения.

[1]

2.12. Компьютерное обеспечение архивной службы.

2.13. Контроль за выполнением внутреннего трудового распорядка архивариусами.

2.14. [Другие должностные обязанности].

3. Права работника

Старший архивариус дошкольной образовательной организации имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.2. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.3. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности организации и совершенствованию методов работы, а также варианты устранения имеющихся в деятельности организации недостатков.

3.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.

3.5. На повышение квалификации.

3.6. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя документы, материалы, инструменты, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.7. [Иные права, предусмотренные трудовым законодательством РФ].

4. Ответственность работника

Старший архивариус дошкольной образовательной организации несет ответственность:

4.1. За нарушение устава образовательной организации.

4.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

4.3. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Охрана Труда

Должностная инструкция архивариуса

ОАО «___________»

_______________ ___________.

___ __________ 20__ г.

Должностная инструкция архивариуса № __

Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических специалистов.

2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом генерального директора предприятия по представлению начальника отдела кадров.

4. Архивариус должен знать:

  • Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии.
  • Порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими.
  • Единую государственную систему делопроизводства.
  • Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов.
  • Порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию.
  • Порядок ведения учета и составления отчетности.
  • Структуру предприятия.
  • Основы организации труда.
  • Правила эксплуатации технических средств.
  • Законодательство о труде.
  • Правила внутреннего трудового распорядка.
  • Правила и нормы охраны труда, противопожарной безопасности, производственной санитарии.

5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

— Положением об архиве.

— Настоящей должностной инструкцией.

6. Архивариус непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров.

7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

8. К работе архивариуса допускаются лица, прошедшие медосмотр, вводный и первичный инструктаж по охране труда и пожарной безопасности и имеющие 1 группу по электробезопасности.

Читайте так же:  Порядок расследования профессиональных заболеваний

9. Архивариус обязан заботиться о личной безопасности и здоровье, а также о безопасности и здоровье окружающих людей в процессе выполнения любых работ; соблюдать осмотрительность при передвижении по всей территории речного порта, в здании административного корпуса, в помещении архива.

10. Архивариусу не прикасаться руками и предметами к токоведущим частям, проводам, кабелям и электрооборудованию, находящемуся под напряжением.

11. Работы выше 1 метра производить с применением исправных, испытанных и надежно установленных переносных лестниц или стремянок, применять для этой цели различные предметы (стулья, бочки, ящики) запрещается.

12. Лестницы-стремянки должны иметь на тетивах резиновые башмаки. Производить какие-либо работы с приставной лестницы, поддерживаемой другим работником, запрещается.

13. Категорически запрещается отвлекать разговорами лиц, производящих работы на высоте, т.е. на переносных лестницах или стремянках.

14. Обеспечивать устойчивую укладку штабелей архивных документов на верхних полках.

15. Не следует допускать образование нагромождения архивных документов на верхних ярусах во избежание их обрушения.

16. Запрещается подтаскивание архивных документов с соседних полок, находясь на лестнице или стремянке; также доставать документы с верхних полок, находясь внизу, во избежание их обрушения.

17. Не загромождать проходы различными архивными документами и другими предметами.

Обязанности

Основными задачами архивариуса являются:

1. Обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения).

2. Создание справочного аппарата к ним.

3. Подготовка и своевременная передача на государственное хранение в образующихся в деятельности организации документов предприятия.

4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений организации.

Видео (кликните для воспроизведения).

2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив.

4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

9. Контролирует соблюдение правил противопожарной безопасности в помещении архива.

10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов, участвует в проведении инвентаризации, проводимую в отделе.

12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

13. При необходимости подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

14. Рационально планирует свой день.

Архивариус имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать начальнику отдела кадров о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению начальника отдела кадров от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, также создания надлежащих условий для обеспечения нормальной работы.

6. Корректировать свою деятельность в работе в зависимости от изменения обстоятельств.

Ответственность

Архивариус несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим законодательством.

4. Архивариус несет личную ответственность за нарушение требований, изложенных в данной Инструкции согласно действующему законодательству, и лично отвечает за свои действия в части соблюдения требований техники и пожарной безопасности.

5. За полное материальное обеспечение сохранности вверенных ему ценностей.

Квалификационные требования

1. Архивариус должен иметь начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Требования безопасности в аварийных ситуациях

  1. В случае возникновения аварийных ситуаций немедленно сообщить непосредственному руководителю, администрации или руководству порта и действовать в соответствии с их распоряжениями.
  2. При несчастном случае немедленно прекратить работу и сообщить о случившемся непосредственному руководителю.

Должностная инструкция архивариуса

Тип документа: Инструкция

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 10,3 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса «____________» (далее — «Организация»).

[3]

1.2. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.

Читайте так же:  Приписное свидетельство из военкомата

1.3. Архивариус подчиняется непосредственно _____________ Организации.

1.4. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Архивариус должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;

— Единую государственную систему делопроизводства;

— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

— порядок ведения учета и составления отчетности;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации технических средств;

— основы трудового законодательства;

— правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия архивариуса его обязанности возлагаются на ____________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Архивариус исполняет следующие обязанности:

2.1.1. Осуществляет работу по ведению архивного дела в Организации.

2.1.2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

2.1.3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

2.1.4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

2.1.5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

2.1.6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

2.1.7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.1.8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

2.1.9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

2.1.10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

2.1.11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

2.1.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

3.1. Архивариус имеет право:

3.1.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности архивариуса.

3.1.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию архивариуса.

3.1.3. Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

4.1. Архивариус несет ответственность за:

4.1.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.

4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.

4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Организации.

4.1.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Организации и ее работникам.

4.1.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы архивариуса определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью архивариус обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Архивариусу для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

Архивариус: обязанности на предприятии

Архивариусом может выступать сотрудник архива или же хранитель документов. Должностные обязанности архивариуса на предприятии направлены на грамотную организацию работы и документооборота в архиве. Поговорим о них подробно в этой статье.

Где может работать архивариус?

Должностные обязанности данного специалиста велики. Сотрудник с такой профессией востребован там, где наблюдается большой документооборот. Это могут быть страховые, финансовые предприятия, банки, государственные учреждения.

Также есть такая должность, как архивариус в суде. Обязанности его заключаются в ведении документооборота в данном учреждении.

Как возникла профессия?

В двадцатых годах 18 века Петр I издал » Генеральный регламент», в котором была прописана основа формирования управления государством в стране и который указывал на формирование архивов во всех ведомственных учреждениях. Одновременно с этим создана была такая должность, как актуариус. Это был писец в суде, который занимался написанием различных актов, оформлением их в регистр.

С течением времени его функционал переступил через рамки судопроизводства, а профессия стала называться «архивариус». В 20 веке слово устарело, и на его смену пришла должность «архивист».

Основные положения

Архивариус — это технический исполнитель. Данную должность может занимать лицо, которое имеет профессиональное образование либо среднее образование и какие-либо оконченные курсы по данному направлению.

Работник может выдвигаться на вакантное место и быть уволенным руководством компании.

Что обязан осуществлять архивариус?

Должностные обязанности этого сотрудника состоят в следующем:

  • формирование архива: он может быть как на бумажном носителе, так и в электронном виде;
  • прием корреспонденции, которая поступает в компанию, фиксирование и подшивка в архив;
  • выдача копий архивных документов либо во временное пользование оригиналов файлов, находящихся в архиве;
  • формирование отчета по своей деятельности.

Помимо этого, обязанности архивариуса на предприятии заключаются в следующем:

  • предоставление документации в компанию, из которой был сделан запрос;
  • соблюдение правил безопасности в помещении архива и их контроль.
Читайте так же:  Оплачивается ли субботник в выходной день

Какими навыками обязан владеть архивариус? Обязанности этого сотрудника состоят в знании следующей информации:

  • различного рода акты, положения, касающиеся его работы;
  • порядок по приему и сдаче документации в архив, методы и способы ее хранения и применения;
  • единая система по делопроизводству, принятая на уровне государства;
  • методы формирования описи документов, их краткого описания, актов по уничтожению документации;
  • порядок подготовки документов к хранению и применению;
  • порядок учета и формирования отчетности;
  • организационная структура компании;
  • навыки работы на ПК на уровне профессионала;
  • методы работы с офисной техникой на уровне продвинутого пользователя;
  • навыки работы с колоссальными объемами информации;
  • трудовое законодательство РФ.

Помимо этого, он должен уметь грамотно излагать свои мысли как письменно, так и устно. Что касается образования, то это может быть как высшее образование, при этом крайне желательно, чтобы оно было профильным («архивное дело», «документоведение»), так и неоконченное высшее. Также можно получить данную профессию, пройдя специализированные курсы.

Достоинства и недостатки должности

Профессия «архивариус», обязанности которой изложены в данной статье, имеет свои плюсы и минусы.

  • несложная работа в физическом плане;
  • не обязательно получать специальное образование.
  • большинство работников считают ее самой скучной профессией;
  • невысокий уровень оплаты труда;
  • практически нет карьерного роста.

Уровень заработной платы архивариуса

Размер оплаты труда данного работника может быть от 20 000 до 70 000 рублей. Уровень зарплаты зависит от региона, объема работ и прочих нюансов. Размер средней заработной платы — 45 000 рублей.

Итоговые положения

Архивариус, обязанности которого строго закреплены в его должностной инструкции, в своей работе опирается не только на нее, но и на положение об архиве.

Если рассматривать способности, которые должны быть у архивариуса, то это:

  • отличная память;
  • умение осуществлять анализ колоссального объема информации;
  • умение обращать внимание на детали;
  • навыки работы с канцелярскими принадлежностями;
  • способность осуществлять длительный срок мелкую монотонную работу;
  • тонкая ручная моторика.

Рассматривая качества личности, интересы, можно выделить:

  • умение организовывать;
  • аккуратность;
  • упорство;
  • умение контролировать себя;
  • четкость;
  • усидчивость;
  • педантичность, собранность.

Качества, которые будут препятствовать эффективному выполнению обязанностей:

  • неаккуратность;
  • узкий кругозор;
  • неумение организовывать себя;
  • невнимательность;
  • импульсивность.

Основные виды деятельности по профессии «архивариус»:

[2]

  • обязанности поддержания документов в сохранности;
  • отслеживание применения документов;
  • выдача по запросам документов, справок;
  • формирование списка документации, которую надо сдать на хранение;
  • прием документации на хранение на долгий срок;
  • проверка грамотности и правильности оформления входящей информации;
  • создание системы входящей информации;
  • отправление сведений по делам в государственный архив;
  • формирование описи документации, которая есть в архиве.

Права архивариуса

Сотрудник обладает такими правами:

  • знать о проектах и решениях руководства компании, которые касаются его работы;
  • выдвигать рекомендации по улучшению своего функционала;
  • в рамках своей должности и инструкции уведомлять вышестоящее руководство в случае обнаружения недостатков в ходе выполнения своей работы, выдвигать предложения по их устранению;
  • просить у вышестоящего руководства или остальных сотрудников всю документацию, которая нужна для осуществления своих обязанностей;
  • обращаться к руководству предприятия для получения помощи и поддержки для выполнения прописанных должностных обязанностей.

Ответственность

Данный сотрудник ответственен в рамках законодательства о труде за полноценное выполнение своих обязанностей.

Рассматривая административный и уголовный аспект деятельности, можно сказать, что архивариус ответственен за допущенные в ходе работы нарушения. В рамках Гражданского кодекса и законодательства о труде РФ — за нанесение материального вреда.

Должностная инструкция архивариуса: необходимые знания, основные обязанности и степень ответственности

Каждое учреждение располагает документальным архивом, требующим тщательного системного подхода. Определенные бумаги, например, личные дела, распоряжения, приказы нужно хранить в течение длительного времени. Ценную информацию следует расфасовать по папкам и описать по датам, так как это значительно облегчает и ускоряет поиски. Эту непростую работу обычно доверяют профессиональному архивариусу.

О документе

Перечень обязанностей, прав и основных функций работников отражаются в разных документах. Рядовой сотрудник и заместитель руководителя пользуются должностными инструкциями, директор – уставом, а начальники подразделений (отделов) – соответствующими положениями.

Должностная инструкция архивариуса является внутренним локальным актом учреждения, содержащим в себе основной перечень функций, обязанностей, поручений и прав. Письмо Роструда № 3042-6-0 называет инструкцию не просто формальной бумагой, а документом, регламентирующим организационно-правовой статус специалистов, требования к квалификации, порядок утверждения и разрыва трудовых взаимоотношений и прочие условия.

Его особенности

Составление должностной инструкции архивариуса предполагает использование следующих документов:
  1. Единого квалификационного справочника должностей служащих.
  2. Государственного стандарта РБ (СТБ) 6.38-2004, отражающего требования, обязательные к соблюдению при оформлении бумаг.
  3. Общегосударственного классификатора, принятого в начале 1997 г.
  4. Трудового Кодекса.
  5. Локальной нормативной документации.

Архивариус должен уметь:

  • получать и выдавать дела;
  • хранить и использовать подотчетные бумаги;
  • вести учет и формировать отчеты;
  • правильно описывать и хранить документацию;
  • обращаться с компьютером и иной офисной техникой;
  • эффективно работать в режиме многозадачности;
  • грамотно формулировать свои мысли как письменно, так и устно.

Чтобы приступить к выполнению должностных обязанностей, специалист должен располагать высшим, неоконченным высшим или средним образованием, а также основными аспектами делопроизводства.

Для кого составлена

Архивариус – это хранитель архива. Обучение профессии предполагает освоение специальности «Архивное дело» или курса «Делопроизводство». Самой главной обязанностью специалиста является сохранение порядка во вверенных ему владениях.

Как разработать и внести правки

Базой для разработки должностной инструкции архивариуса является Положении о структурном подразделении. Документ утверждается руководителем предприятия. За разработку отвечает специалист отдела кадров или начальник отдела. Перед утверждением должностную инструкцию следует согласовать со специалистом юридического отдела (при наличии в учреждении, например, юристом, юрисконсультом, директором по правовым вопросам).
Читайте так же:  Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Трудовой Кодекс не содержит информации о последовательности внесения изменений в документ, поэтому организация может самостоятельно утвердить порядок путем разработки внутреннего локального акта.

При исправлении следует учитывать:

  • способ оформления должностной инструкции (самостоятельный документ или приложение к трудовому договору);
  • характер вносимых новшеств.

Если должностная инструкция – это приложение к основному договору, то ее корректирование можно оформить только через составление дополнительного соглашения. Игнорирование требования грозит отказом работника от новых обязанностей.

Положения должностной инструкции архивариуса

Главным назначением любой должностной инструкции является распределение обязанностей, прав и ответственности между специалистами.

Общие положения

Назначение на такую должностьпредполагает наличие среднего или высшего профессионального образования. Принимает на работу, освобождает от должности и отдает распоряжения руководитель учреждения.

Если работник отсутствует на рабочем месте (заболел, направлен в командировку и т.д.), то руководитель может передать его права и обязанности другому специалисту.

Основополагающие документы при исполнении трудовой функции:

  • положение об архиве учреждения;
  • инструкция, регламентирующая работу архива;
  • должностная инструкция.

Если структура организации предусматривает несколько штатных единиц в архиве, то такой работник является их непосредственным начальником.

Должностные обязанности

Среди основных обязанностей можно выделить:
  1. Обработку входящих и исходящих документов, а также своевременную доставку корреспонденции до места назначения.
  2. Контроль за правильностью исполнения запросов и за соблюдением сроков.
  3. Организацию учета, хранения, регистрации и передачи текущих документов в подразделения.
  4. Разработку инструкций, касающихся вопросов делопроизводства.
  5. Обеспечение подчиненных необходимой справочной информацией, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами и хозяйственным инвентарем.
  6. Подготовку справок, подтверждающих срок исполнения документа.
  7. Активное участие в подготовке совещания, организуемого руководителем.
  8. Создание и распечатку служебной документации.
  9. Организацию защиты информации, содержащей тайну государственного, коммерческого или служебного характера.
  10. Руководство делопроизводством на предприятии.
  11. Разработку мероприятий, направленных на совершенствование и модернизацию рабочего процесса на «своей территории».
  12. Обеспечение установленного режима доступа к информации.

Такой работник наделен следующими правами:

  1. Вносит на рассмотрение руководителя предложения, направленные на улучшение работы отдела.
  2. Возвращает на доработку документы, если они не соответствуют установленным требованиям.
  3. Проверяет порядок ведения документооборота в других структурных подразделениях.
  4. Визирует бумаги, непосредственно связанные с работой отдела.
  5. Сотрудничает с руководителями отделов по вопросам оборота документов, с заведующим хозяйством в части обеспечения бланками, канцтоварами и средствами оргтехники, с юридическим отделом по правовой обоснованности составленных документов и с кадровиком в части приема, увольнения и перемещения сотрудников.
  6. Дает распоряжения, которые в обязательном порядке должны исполняться работниками архива.
  7. Сообщает руководству о собственных предложениях, касающихся поощрения лучших сотрудников и наложения взысканий на специалистов, нарушающих трудовую дисциплину.

Ответственность

В соответствии с занимаемой должности он отвечает за несвоевременное или некачественное исполнение своих обязанностей, за допущенные нарушения в рамках административного, гражданского и уголовного законодательства, а также за причиненный материальный вред.

Скачать пример ДИ архивариуса можно здесь.

ДИ архивариуса (образец)

ДИ помощника архивариуса

В соискателе, претендующем на должность помощника архивариуса, работодатель обычно желает видеть следующие личные качества: прекрасную память, желание трудиться, спокойствие, внимательность и опрятность. Должностная инструкция специалиста состоит из определенных разделов.

Общие требования

Должность помощника архивариуса может занять специалист со средним образованием или с удостоверением, подтверждающим прохождение курса по профилю «Делопроизводство». В отношении вакансии нельзя предъявлять требования к стажу. Специалист является техническим исполнителем.

Помощник архивариуса должен знать:

  • правовую документацию, используемую в работе;
  • последовательность приема, выдачи, хранения и использования бумаг;
  • порядок составления описей;
  • основы Трудового Кодекса;
  • правила внутреннего трудового распорядка и нормы безопасности.

Подписать заявление о приеме на работу и расторгнуть трудовые взаимоотношения может только руководитель учреждения.

Должностные обязанности

  1. Ведет архивный учет в учреждении.
  2. Принимает документы и обеспечивает их хранение.
  3. Участвует в формировании номенклатуры и следит, чтобы сданные в архив бумаги были правильно оформлены.
  4. Отвечает за шифровку единиц хранения, систематизацию и хранение дел.
  5. Формирует справочную информацию, значительно упрощающую поиск нужного документа.
  6. Готовит сводную опись документов, находящихся на постоянном и временном хранении, а также актов, необходимых для списания, ликвидации или передачи бумаг в городской архив.

Прежде чем приступить к исполнению обязанностей, помощник архивариуса должен внимательно изучить: действующую нормативную базу, устав предприятия, приказы вышестоящего начальства и утвержденную должностную инструкцию.

О роли ДИ расскажет это видео:

Помощник архивариуса имеет право:

  1. Предлагать руководителю варианты улучшения и повышения эффективности своей работы.
  2. Запрашивать в других подразделениях информацию, связанную с выполнением трудовой функции.
  3. Просить содействия руководства в части обеспечения рабочего места и предоставления документов, необходимых для работы.
  4. Знакомиться с бумагами, касающимися его прав и обязанностей.

Ответственность

На помощника архивариуса в зависимости от вида и тяжести нарушения, может распространяться административная, гражданская, материальная и уголовная ответственность.
Видео (кликните для воспроизведения).

Должностная инструкция вступает в силу сразу после утверждения руководителем, а обязательной к применению для работника становится с даты письменного ознакомления с документом.

Источники


  1. ред. Грязнова, А.Г.; Федотова, М.А. и др. Оценка недвижимости; М.: Финансы и статистика, 2013. — 496 c.

  2. Ушаков, Н.А. Международное право; Institutiones, 2011. — 304 c.

  3. Судебная бухгалтерия. — М.: Юридическая литература, 2015. — 344 c.
Должностные обязанности архивариуса
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here