Должностная инструкция делопроизводителя

Статья на тему: "Должностная инструкция делопроизводителя" от профессионалов для людей. Обязательно дочитайте до конца.

Prom-Nadzor.ru

Должностная инструкция делопроизводителя (Вариант 2)

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

[2]

— основы трудового законодательства;

— Правила внутреннего трудового распорядка;

— правила охраны труда и пожарной безопасности;

1.4. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

— Уставом (Положением) _______________________________________________;

— настоящей должностной инструкцией;

(иными актами и документами, непосредственно связанными

с трудовой функцией делопроизводителя)

1.5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ____________________

(наименование должности руководителя)

1.6. В период отсутствия делопроизводителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2.1. Ведение делопроизводства в организации.

2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции.

3. Должностные обязанности

Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:

3.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

3.2. В соответствии с резолюцией руководителей организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

3.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

3.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

3.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

3.7. Подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

3.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.

4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

5. Ответственность

5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

— за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе

Квалификационной характеристики должности «Делопроизводитель» (Единый

квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и

других служащих. Раздел «Общеотраслевые квалификационные характеристики

должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и

организациях, утвержденный Постановлением Минтруда России

от 21.08.1998 N 37),______________________________________________________.

(реквизиты иных актов и документов)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией

осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией

(росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой

частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными

инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся

Должностная инструкция делопроизводителя

Тип документа: Инструкция

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 10,7 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность делопроизводителя «__________» (далее — «Организация»).

1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.

1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ___________ Организации.

1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в Организации;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру Организации и ее подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

Читайте так же:  Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— приказами и распоряжениями руководителя Организации и непосредственного руководителя;

— настоящей должностной инструкцией;

— правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия делопроизводителя его обязанности возлагаются на ____________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Делопроизводитель осуществляет следующие обязанности:

2.1.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2.1.2. В соответствии с резолюцией руководителей Организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.1.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

2.1.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

2.1.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.1.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.1.7. Подготавливает и сдает в архив Организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.1.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

3.1. Делопроизводитель имеет право:

3.1.1. Требовать от руководства Организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.1.2. Повышать свою квалификацию.

3.1.3. Знакомиться с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности.

3.1.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.1.5. Получать от работников Организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4.1. Делопроизводитель несет ответственность:

4.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.1.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.1.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы делопроизводителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью делопроизводитель обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Делопроизводителю для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

Примерная должностная инструкция делопроизводителя предприятия

Тип документа: Инструкция

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 13,3 кб

Бланк документа

Скачать образец документа

Примерная должностная инструкция делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция разработана в соответствии с приказом директора предприятия от 00.00.0000 N 000 (либо иным соответствующим решением — указать конкретно).

1.2. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

1.3. Квалификационные требования: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по управлению по представлению администратора офиса.

1.5. В своей работе делопроизводитель должен руководствоваться:

1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.2. Инструкцией по документационному менеджменту (управлению документами) предприятия.

1.5.3. . (иное — указать конкретно).

1.6. Делопроизводитель должен знать:

1.6.1. Нормативно-методические документы, локальные акты предприятия, приказы директора и распоряжения заместителя директора по вопросам документационного менеджмента.

1.6.2. Профиль, специализацию и организационную структуру предприятия.

1.6.3. Документационный менеджмент, архивное дело.

1.6.4. Схему документооборота предприятия.

1.6.5. Порядок оформления, хранения, экспертизы ценности управленческих документов.

1.6.6. Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6.7. Сроки хранения документов, требования к организации их хранения.

1.6.8. Стандарты и унифицированные формы управленческой документации.

1.6.9. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в документационном менеджменте.

1.6.10. Правила и нормы охраны труда.

1.6.11. . (иное — указать конкретно).

1.7. Делопроизводитель должен иметь умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе: . (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Делопроизводитель подчиняется администратору.

1.9. На время отсутствия делопроизводителя его замещает архивариус.

2.1. Делопроизводитель обязан:

2.1.1. Выполнять работу по документационному менеджменту на основе широкого использования новейших техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.

2.1.2. Принимать, обрабатывать, учитывать и регистрировать входящую и внутреннюю деловую корреспонденцию, направлять ее на рассмотрение директора или соответствующим структурным подразделениям (исполнителям), исполненные документы помещать в дела предприятия в соответствии с номенклатурой дел.

2.1.3. Принимать, учитывать, регистрировать, готовить к отправке и отправлять в назначенные адреса исходящую деловую корреспонденцию, помещать контрольные экземпляры документов в дела предприятия в соответствии с номенклатурой дел.

Читайте так же:  Фактическая численность работников

2.1.4. Вести учет движения входящей, исходящей и внутренней деловой корреспонденции, отражать соответствующие сведения в регистрационно-контрольной документации (журналах, книгах, карточках и т.п.) и базе данных по документам.

2.1.5. Осуществлять систематизацию и текущее (оперативное) хранение документов в соответствии с номенклатурой дел, выдавать документы (дела) во временное пользование, контролировать их своевременное возвращение в места хранения, обеспечивать сохранность документов (дел) в процессе хранения.

2.1.6. Вести работу по созданию и последующему совершенствованию справочно-поисковой системы по документам, обеспечивать их удобный и быстрый поиск.

2.1.7. Подготавливать к передаче и передавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные базы данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.1.8. Участвовать в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.1.9. Поддерживать взаимодействие с коллегами по офису в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.10. Постоянно повышать свой профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.11. Выполнять другие поручения и указания администратора по организации документационного менеджмента.

2.1.12. . (иное — указать конкретно).

3.1. Делопроизводитель имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам выполнения мероприятий документационного менеджмента предприятия.

3.1.2. Обращаться к администратору с предложениями, направленными на совершенствование организации документационного менеджмента предприятия.

3.1.3. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, а также вопросы организации документационного менеджмента предприятия.

3.1.4. Требовать от исполнителей (ответственных исполнителей) своевременного возращения в места хранения ранее выданных им во временное пользование документов, делать им при необходимости соответствующие напоминания.

3.1.5. Обеспечивать предоставление заинтересованным лицам (органам) информации, в том числе документированной, в порядке, предусмотренном законодательством и локальными актами предприятия.

3.1.6. . (иное — указать конкретно).

4. Взаимоотношения по должности

4.1. Делопроизводитель осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С администратором — по вопросам организации документационного менеджмента предприятия.

4.1.2. С работниками офиса — по вопросам организации документационного менеджмента предприятия.

4.1.3. С начальниками подразделений, исполнителями (ответственными исполнителями) — по вопросам выполнения требований документационного менеджмента соответствующими подразделениями.

4.2. . (иное — указать конкретно).

5.1. Делопроизводитель несет ответственность за:

Видео (кликните для воспроизведения).

5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации документационного менеджмента.

5.1.2. Невыполнение служебных поручений и указаний заместителя директора по управлению, решений администратора.

5.1.3. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия.

5.1.4. Неправомерное использование предоставленных полномочий, а также использование их в личных целях.

Должностная инструкция делопроизводителя

I. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится

приказом директора предприятия по представлению

(отдела документационного обеспечения), иного должностного лица)

4. Делопроизводитель должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.

4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

4.3. Структуру предприятия и его подразделений.

4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

4.7. Основы организации труда.

4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники

4.9. Законодательство о труде.

4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.11. Правила и нормы охраны труда.

5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением о

(канцелярии; отделе документационного

обеспечения; ином структурном подразделении)

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

5.3. Настоящей должностной инструкцией.

6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно

7. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

а8. Принимает документы на подпись

(начальника отдела документационного обеспечения), иного должностного лица)

проверяет правильность их составления и оформления.

9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Читайте так же:  Бесплатная консультация по дтп

III. Права

Делопроизводитель имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

а3. В пределах своей компетенции сообщать

(начальнику отдела документационного обеспечения), иному должностному лицу)

о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция делопроизводителя

Официальное наименование организации

(на государственном языке)

Эмблема или товарный знак организации

Официальное наименование организации

(на русском языке)

Iс қағаздарын жүргізушінің

Должностная инструкция делопроизводителя

(на государственном языке)

(на русском языке)

______________ расшифровка подписи

«___» __________________ 20___ г.

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель обеспечивает организацию процессов документирования и управления документацией при реализации основных задач и функций организации и должен иметь начальное и среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

1.3. Делопроизводитель подчиняется руководителю организации.

1.4 . В случае отсутствия в штатном расписании единицы заведующего архивом, возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в организации.

1.5. Прием и сдача дел, при назначении и освобождении делопроизводителя, оформляется актом.

1.6. Делопроизводитель в своей работе руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией РК, местного уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией, соответствующего государственного архивного учреждения, распорядительными документами и указаниями руководителя организации и настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности

2.1. Делопроизводитель, осуществляя работу по ведению делопроизводства:

1) разрабатывает и совершенствует классификаторы документов, образующихся в деятельности организации;

[3]

2) осуществляет прием документов, первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, направление документов в структурные подразделения, учет, хранение, доставку и рассылку документов;

3) организует своевременное рассмотрение руководителем организации входящих документов, осуществляет контроль за оформлением документов, представляемых на подпись;

4) осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, регулярно информирует руководителя организации о результатах исполнения документов;

5) формирует и ведет контрольно-справочную и другие картотеки, компьютерный банк данных;

6) организует печатание, копирование и размножение документов;

7) разрабатывает и согласовывает проект бланков организационно-распорядительных документов организации;

8) разрабатывает инструкцию по делопроизводству;

9) составляет номенклатуру дел организации, обеспечивает оперативное хранение дел и их использование до передачи в установленном порядке в ведомственный (частный) архив;

10) разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины;

11) осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях, организует экспертизу ценности документов с целью их отбора на хранение и уничтожение;

12) проводит совещания-семинары и консультации по вопросам документирования и управления документацией.

3.1. Делопроизводитель имеет право:

1) контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами;

2) запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы делопроизводителя;

3) осуществлять контроль за сокращением объема документооборота в организации;

4) проводить проверку организации документирования и управления документацией в структурных подразделениях и доводить итоги данных проверок до руководителя организации для принятия соответствующих мер;

5) возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушениями установленных правил.

4.1. Делопроизводитель несет ответственность за:

1) несоблюдение стандартов, правил документирования и управления документацией в соответствии с законодательством РК;

2) ненадлежащее исполнение и неисполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РК.

5.1. Делопроизводитель взаимодействует:

1) со структурными подразделениями организации — по вопросам документирования и управлением документацией;

2) с юристом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

3) с ответственным за перевод — по вопросам перевода документов на государственный, русский и иные языки;

4) с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами вычислительной и организационной техники, бланками организационно-распорядительных документов и канцелярскими принадлежностями.

Должностная инструкция делопроизводителя

Тип документа: Инструкция

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Читайте так же:  Основные обязанности менеджера по рекламе

Размер файла документа: 18,5 кб

Для того чтобы добросовестно выполнять порученную работу, делопроизводитель должен быть в полной мере ознакомлен с документами, которые регламентируют деятельность организации. Кроме того, он должен владеть информацией о порядке заключения и расторжения договоров, о технологии производства продукта организации. Знания экономической теории, основ логистики также являются фундаментальными.

Функции делопроизводителя

В зависимости от специализации предприятия, функции делопроизводителя могут разниться. Однако традиционно они включают в себя:

  • обеспечивается целостность и сохранность любых видов информации;
  • контролируется поступающая корреспонденция;
  • осуществляется контроль над исполнением некоторых документов.

Должностная инструкция делопроизводителя

«______» _______________ 20___ г.

[1]

Делопроизводителя

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность делопроизводителя [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Делопроизводитель отвечает за:

  • эффективное исполнение поручаемой ему работы;
  • соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины.
  • сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.

1.6. Делопроизводитель должен знать:

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
  • основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
  • структуру предприятия и его подразделений;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
  • основы организации труда;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.

1.7. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

  • локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
  • правилами внутреннего трудового распорядка;
  • правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
  • указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
  • настоящей должностной инструкцией.

1.8. В период временного отсутствия делопроизводителя его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель осуществляет следующие трудовые функции:

2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

В случае служебной необходимости делопроизводитель может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Делопроизводитель имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности делопроизводителя.

3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию делопроизводителя.

3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Делопроизводитель несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы делопроизводителя осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы делопроизводителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы делопроизводителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

Читайте так же:  Закрытие ип с долгами


С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

Должностные обязанности делопроизводителя

Кто такой делопроизводитель

Делопроизводитель — это эксперт по обработке любых документов. Количество бумаг, корреспонденции, документов растет, поэтому нужен работник, который готов заниматься движением бумаг от прихода до архивации. Отвечая на вопрос, какие должностные обязанности делопроизводителя в организации, обозначим, что зачастую это не только ведение документооборота, но и задачи офис-менеджера или секретаря-референта. В крупных организациях на этих должностях работают разные специалисты.

Должностная инструкция

В должностной инструкции излагается то, что входит в обязанности делопроизводителя в организации. Она утверждается на основании Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 02.08.2019) и Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37. В справочнике изложены требования:

  • какие обязанности у делопроизводителя;
  • к знаниям, которыми необходимо обладать делопроизводителю;
  • к квалификации.

Должностная инструкция разрабатывается для каждой профессии самостоятельно работодателем с учетом специфики производства и состоит из пяти разделов:

  1. Общие положения.
  2. Функции.
  3. Обязанности специалиста по делопроизводству.
  4. Права.
  5. Ответственность.

Общие положения

К квалификации делопроизводителя требования на уровне закона не установлены. Обычно на эту работу берут людей со средним или высшим образованием, желательно со специализацией экономиста, архивариуса или документоведа. От специалиста требуется уметь работать на компьютере в основных офисных программах и на оргтехнике, иметь опыт работы не менее одного года, желательно знание иностранного языка и делового этикета.

Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору и назначается на должность его приказом. Наличие определенных личных качеств входит в должностные обязанности по делопроизводству:

  • коммуникабельность;
  • ответственность;
  • грамотность;
  • терпеливость;
  • усидчивость;
  • внимательность;
  • самоорганизация.

Функциональные обязанности делопроизводителя на предприятии регламентируются профстандартом, утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2015 № 276н. Стандарт необходим для четкого понимания требований к профессии, чтобы не возникало конфликтных ситуаций по поводу завышенных требований к работнику:

  • организационное и документационное обеспечение деятельности организации;
  • организационное, документационное и информационное обеспечение функционирования руководителя организации;
  • организация работы с документами и текущего хранения документов;
  • составление и оформление управленческой документации;
  • организация обработки дел для последующего хранения;
  • организация работы и хранения документов в приемной руководителя.

Обязанности

Чтобы понять, кто такой делопроизводитель и какие у него обязанности на работе, необходимо обратиться к должностной инструкции. Каждый работодатель имеет возможность самостоятельно разрабатывать должностные инструкции для работника, которые зависят от величины компании и от специфики производства. В маленьких фирмах, которые не имеют возможности позволить себе большой штат работников, делопроизводитель совмещает несколько должностей одновременно:

  • офис-менеджер;
  • секретарь-референт;
  • секретарь-делопроизводитель;
  • помощник руководителя.

Например, что входит в обязанности секретаря-делопроизводителя:

  • встречать и провожать посетителей;
  • отвечать на звонки;
  • обеспечивать канцелярией и вести учет расходов на нужды офиса;
  • организовывать кофе-паузы, обеды сотрудников и руководителей;
  • организовывать переговоры, совещания и конференции.

В крупных фирмах должность делопроизводителя подразумевает отдельную штатную единицу, но там объем и поток документооборота значительно выше. Что входит в обязанности делопроизводства, можно посмотреть на примере ГОСТ Р 7.0.97-2016:

  • создание, получение, проектирование документа на начальном этапе;
  • документооборот, что означает начало движения документа по инстанциям, его учет, регистрация и формирование;
  • архивация, что подразумевает организацию хранения и ведение архива.

Права — это то, что есть у работника, чтобы выполнять непосредственные обязанности. Общие должностные обязанности делопроизводителя предусматривают права:

  • вносить вышестоящему начальству предложения по оптимизации труда и улучшению условий работы;
  • получать полную информацию об условиях труда и требовать выполнения всех договоренностей и прав;
  • ставить подпись на документах в рамках своей компетенции;
  • принимать решения в рамках своей компетенции;
  • требовать от руководства способствования и помощи в исполнении обязанностей.

Ответственность

Видео (кликните для воспроизведения).

Должностные обязанности в делопроизводстве подразумевают, что работник несет дисциплинарную, административную и иногда уголовную ответственность:

  • за превышение своих полномочий;
  • причинение убытков предприятию, порчу имущества и причинение вреда — на основании действующего законодательства;
  • нарушение правил техники безопасности и трудовой дисциплины;
  • разглашение коммерческой тайны;
  • ненадлежащее исполнение рабочих функций в порядке, установленном действующим трудовым законодательством.

Источники


  1. Щеглова Л. В. Защита своих прав в судах общей юрисдикции; Омега-Л — М., 2014. — 232 c.

  2. Терехова, Ю. К. Корпоративный юрист. Правовое сопровождение предприятия. Практическое пособие / Ю.К. Терехова. — М.: Дашков и Ко, Вест Кей, 2015. — 222 c.

  3. Толкушкин, А.В. Налогообложение физических лиц при операциях с недвижимостью / А.В. Толкушкин. — М.: ЮРИСТЪ, 2000. — 344 c.
Должностная инструкция делопроизводителя
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here